Imagine tener una ventana abierta al funcionamiento interno del departamento financiero de su empresa, que le revele la compleja red de tareas y procesos que supervisan cada transacción, aprobación e informe. La inteligencia de procesos le ofrece esta perspicaz visión, cada vez más adaptada a las necesidades de los responsables financieros.
La inteligencia de procesos ofrece varias ventajas, como acelerar la automatización, mejorar la eficacia operativa, reducir costes y mejorar el cumplimiento y la gobernanza.
La inteligencia de procesos financieros es una nueva técnica analítica que extrae datos de varias aplicaciones empresariales y flujos de trabajo para descubrir, supervisar y mejorar los procesos empresariales. La solución combina los mejores elementos de la minería de tareas y procesos para adaptarse a las complejas necesidades de los departamentos financieros digitalizados de hoy en día. Antes de repasar los principales casos de uso de la inteligencia de procesos financieros, repasemos algunos fundamentos.
¿Cuáles son los principales procesos financieros?
En el núcleo de toda empresa se encuentra su departamento financiero esencial, que posee las claves del éxito y la estabilidad financiera de la organización. Los departamentos financieros desempeñan un papel crucial en la salud y el crecimiento generales de una empresa. Tienen la responsabilidad de supervisar los recursos financieros de la empresa, tomar decisiones con conocimiento de causa y proporcionar información valiosa que ayude a configurar el futuro de la organización mediante una gestión eficaz de los procesos empresariales.
Un departamento financiero y contable puede asumir un amplio conjunto de responsabilidades que van desde la contabilidad, la facturación, la aprobación de gastos, la elaboración de presupuestos y las previsiones. En términos más generales, los equipos financieros a menudo dirigen y facilitan las estrategias de salida al mercado a través de inversiones CAPEX y OPEX y gestionan los riesgos y la rendición de cuentas a los proveedores y las autoridades fiscales.
Los procesos financieros básicos no son más que las tareas y flujos de trabajo gestionados por el departamento financiero y contable para administrar los recursos financieros de la empresa con el fin de cumplir los objetivos empresariales.
Seis procesos financieros básicos
Cada departamento financiero es diferente. Si pedimos a seis directores financieros una lista de sus principales procesos, obtendremos seis respuestas diferentes. Aun así, podemos resumir los procesos operativos financieros clave en la siguiente lista.
- Compras
- Cuentas por pagar
- Facturación y cuentas por cobrar
- Cumplimiento e información fiscal
- Gestión de viajes y gastos
- Información financiera
Seis procesos financieros básicos que mejorar con la inteligencia de procesos
La optimización de los procesos empresariales puede ayudar a racionalizar y mejorar estos procesos utilizando la inteligencia de procesos para adquirir y sintetizar datos de procesos, identificar ineficiencias y cuellos de botella y, en última instancia, allanar el camino para la optimización y automatización de los procesos empresariales.
¿Quién es responsable de los procesos financieros?
La responsabilidad de los procesos financieros recae en un equipo especializado de profesionales, desde el Director Financiero hasta el administrador de nóminas. En algunas grandes organizaciones, esto puede incluir departamentos dedicados a funciones individuales, como Contabilidad, Cuentas a Pagar y Cuentas a Cobrar. En organizaciones más pequeñas, puede tratarse simplemente de un equipo de directores financieros e interventores que gestionan un conjunto diverso de tareas, flujos de trabajo y procesos.
En términos más generales, todo el mundo debería responsabilizarse en cierta medida de las operaciones y controles financieros de su organización. Casi todos los empleados interactúan con el equipo financiero de alguna manera, ya sea en la elaboración de presupuestos para operaciones empresariales, nóminas o simplemente en la aprobación de solicitudes de reembolso de gastos de viaje. Si hay problemas con los recursos o la capacidad del equipo financiero, es probable que todos lo noten. Los procesos manuales o los pasos ineficaces del proceso de aprobación se acumulan rápidamente y consumen tiempo y recursos valiosos de toda la organización.
¿Qué suele fallar en los procesos financieros básicos?
Aunque las empresas pueden enfrentarse a realidades financieras diversas, la salud de las transacciones financieras apenas supone un problema con los procesos financieros básicos. La mayoría de las empresas pueden generar estados financieros con precisión, registrar los ingresos empresariales adecuadamente y gestionar la tesorería con eficacia.
El principal reto para los equipos financieros radica en gestionar la capacidad del equipo financiero a través de una multitud de controles y flujos de trabajo de procesos financieros. Los procesos clave y los cuellos de botella de los procesos pueden llegar a ser engorrosos de gestionar a través de una amplia gama de diferentes sistemas informáticos y aplicaciones empresariales.
Por término medio, una gran empresa funciona con más de 170 aplicaciones empresariales diferentes. Puede haber diferentes aplicaciones que los equipos financieros utilicen para gestionar las solicitudes de pago, la planificación estratégica, la aprobación de proveedores, los gastos de viaje, etcétera. Además, a menudo es necesario consolidar los datos financieros o presentarlos en distintos tipos de cuadros de mando de gestión, lo que conlleva una gran cantidad de introducción manual de datos y de alternancia entre varios sistemas. Según un estudio reciente de ProcessMaker, un empleado típico del equipo financiero dedica 90 minutos a la semana a alternar entre distintas aplicaciones y el 50% de su tiempo de trabajo a tareas repetitivas.
¿Cómo sabe que tiene problemas con los procesos financieros?
La naturaleza de los departamentos financieros suele ser agitada y acelerada. Sin embargo, algunos síntomas comunes separan los procesos financieros saludables del fracaso crónico de los procesos financieros:
- Retraso o lentitud en la aprobación: si los pagos se retrasan regularmente o los procesos de aprobación son ineficaces.
- Falta de claridad en las funciones: cuando no está claro quién es responsable de las métricas o tareas clave en los procesos y flujos de trabajo.
- Dificultad para gestionar la carga de trabajo: cuando el equipo financiero trabaja constantemente horas extras para cumplir los procesos de cierre mensual u otras tareas habituales.
- Falta de visibilidad: cuando la dirección no es capaz de medir e influir en los procesos integrales que tienen lugar en las distintas funciones empresariales y sistemas informáticos.
- Mejora continua: cuando se carece de inteligencia de procesos para impulsar la mejora continua mediante la identificación de cuellos de botella, el fomento de la responsabilidad y la optimización y adaptación continuas a las condiciones cambiantes de la empresa.
Cómo la minería de procesos puede identificar y solucionar los retos de los procesos financieros
Finance process intelligence es una nueva solución de software que combina lo mejor de las soluciones de minería de procesos y minería de tareas para dar visibilidad de principio a fin a todos los procesos financieros básicos y a las operaciones financieras. La solución se ha creado desde cero para satisfacer las exigentes necesidades de los profesionales de las operaciones empresariales que tienen como objetivo erradicar los procesos ineficaces, racionalizar las tareas redundantes y automatizar el trabajo manual mediante la automatización inteligente de procesos.
La inteligencia de procesos financieros ofrece una visibilidad inmediata del estado actual de los procesos y proporciona información práctica sobre las oportunidades para mejorar la eficiencia, sustituir los sistemas obsoletos y eliminar el trabajo manual mediante un software de automatización. Es un software plug-and-play que le ayuda a tomar mejores decisiones empresariales y a optimizar las operaciones financieras con datos en los que puede confiar. Además, las herramientas de inteligencia de procesos desempeñan un papel crucial en la supervisión y optimización de los procesos financieros mediante la identificación de cuellos de botella, garantizando el cumplimiento y acelerando el ciclo de vida de descubrimiento a automatización.
Cómo beneficia la optimización de los procesos empresariales a seis procesos financieros básicos
Compras
El software de inteligencia de procesos insufla nueva vida a la función de compras agilizando los flujos de trabajo y automatizando las tareas rutinarias. Permite a los equipos financieros tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados, fomentando una sensación de confianza y control sobre los procesos de adquisición. Al eliminar las ineficiencias y reducir el riesgo de errores, el software de inteligencia de procesos contribuye a una función de compras más rentable y con mayor capacidad de respuesta, lo que tiene un impacto emocional positivo en la salud financiera general de la organización. Una solución integral de inteligencia de procesos aborda las limitaciones de las herramientas de minería de procesos y minería de tareas de primera generación, apoyando plenamente los pilares clave para un enfoque holístico de la transformación de procesos.
Cuentas por pagar
La gestión de las cuentas por pagar puede ser un proceso difícil y cargado de emociones, ya que implica mantener buenas relaciones con los proveedores y garantizar pagos puntuales y precisos. El software de inteligencia de procesos simplifica esta función automatizando el procesamiento de los pagos y proporcionando visibilidad en tiempo real de las facturas pendientes. Esta supervisión mejorada no sólo reduce el riesgo de retrasos en los pagos y de sanciones, sino que también fomenta un sentimiento de confianza y fiabilidad entre los proveedores, contribuyendo en última instancia a unas relaciones comerciales más fluidas y armoniosas. Además, las herramientas de minería de procesos pueden utilizarse para analizar datos del mundo real, analizar retrospectivamente los procesos e identificar cuellos de botella e ineficiencias, mejorando aún más la función de cuentas por pagar.
Facturación y cuentas por cobrar
El software de inteligencia de procesos revoluciona la función de facturación y cuentas por cobrar al identificar cuellos de botella, reducir errores y agilizar el procesamiento de pagos. Permite a los equipos financieros gestionar de forma proactiva las facturas pendientes y mejorar el flujo de caja, aliviando el estrés emocional asociado a la gestión de los recursos financieros de la organización. Al mejorar la eficiencia y eficacia de esta función básica, el software de inteligencia de procesos contribuye a una empresa más estable y segura desde el punto de vista financiero. La automatización robótica de procesos (RPA) mejora aún más este aspecto automatizando las tareas repetitivas, garantizando la precisión y trabajando a la perfección con la inteligencia de procesos para optimizar los procesos de facturación y cuentas por cobrar.
Cumplimiento e información fiscal
Navegar por el complejo mundo del cumplimiento y la presentación de informes fiscales puede ser una tarea desalentadora y cargada de emociones. La gestión de procesos empresariales, integrada con el software de inteligencia de procesos, simplifica esta función mediante la automatización de la recopilación de datos, el seguimiento de las leyes y normativas fiscales pertinentes y la garantía de que la organización sigue cumpliendo la normativa. Al reducir el riesgo de incumplimiento y las posibles sanciones, el software de inteligencia de procesos proporciona a los equipos financieros una sensación de seguridad y tranquilidad, permitiéndoles centrarse en iniciativas estratégicas que impulsen el crecimiento del negocio.
Gestión de viajes y gastos
La gestión de los viajes y gastos de los empleados puede ser un proceso largo y emocionalmente tenso, ya que requiere equilibrar el control de costes con la satisfacción de los empleados. El software de inteligencia de procesos agiliza esta función mediante la automatización de los informes de gastos, el seguimiento del cumplimiento de las políticas de la empresa y la visibilidad en tiempo real de los gastos. Al aprovechar los datos de los procesos empresariales, las organizaciones pueden adquirir, analizar y utilizar continuamente los datos para obtener información, mejorar la eficiencia e impulsar la toma de decisiones en la gestión de viajes y gastos. La elaboración de informes financieros es un proceso cargado de emociones, ya que proporciona a las partes interesadas una instantánea de la salud financiera de la organización e influye en decisiones empresariales críticas.
Información financiera
El software de inteligencia de procesos apoya esta función básica automatizando la recopilación de datos, garantizando la precisión y coherencia de los informes financieros y proporcionando información en tiempo real sobre el rendimiento financiero. Esta visibilidad y control mejorados permiten a los equipos financieros elaborar informes puntuales y precisos, fomentando la confianza entre las partes interesadas y contribuyendo al éxito general de la empresa.
Además, las herramientas de inteligencia de procesos desempeñan un papel crucial en la mejora de los procesos de información financiera, ya que supervisan los procesos de principio a fin, identifican los cuellos de botella y garantizan el cumplimiento de los requisitos de conformidad.
El papel de las herramientas de inteligencia de procesos
En conclusión, el software de inteligencia de procesos es una poderosa herramienta que puede revolucionar las funciones financieras básicas, agilizando los flujos de trabajo mediante la automatización inteligente de procesos, aumentando la visibilidad de los datos y mejorando la toma de decisiones. Al abordar los aspectos emocionales de estas funciones, las empresas pueden cultivar un departamento financiero más eficiente, resistente y emocionalmente equilibrado que impulse el éxito financiero de la organización. Esta supervisión mejorada permite a los equipos financieros tomar decisiones basadas en datos que contribuyen a una gestión de viajes y gastos más eficiente y rentable, fomentando en última instancia un entorno de trabajo positivo y apoyando el bienestar de los empleados. Además, la inteligencia de procesos desempeña un papel crucial en la mejora de la visibilidad de los datos y la toma de decisiones, lo que conduce a una mejora continua y un mejor cumplimiento.
