Justificación empresarial de los servicios gestionados

Tantos proyectos, tan poco tiempo y recursos. Como propietario de un proceso empresarial, ¿cómo puede cumplir su misión de impulsar la productividad y la eficiencia cuando tiene que poner su proyecto en cola y obtener el apoyo de TI y otros equipos internos? Al igual que usted, los equipos de TI, operaciones de desarrollo, operaciones en la nube y otros equipos de soporte tienen su propia lista larga y priorizada de proyectos y solicitudes de varios equipos de toda la organización. A lo largo de los años, nos han pedido muchas veces consejo, orientación y sugerencias para "argumentar" a favor de los servicios gestionados, por lo que a continuación le ofrecemos una breve sinopsis de cómo argumentar a favor de los servicios gestionados para que pueda terminar su "lista de tareas pendientes".

Revisión de los servicios gestionados

La mayoría de los profesionales de procesos empresariales y equipos de TI saben lo que son los servicios gestionados, dado que la externalización de TI e infraestructuras comenzó en los años 80 y 90, y aumentó su adopción a medida que el número de plataformas SaaS florecía en el mismo periodo de tiempo. Pero, al igual que las plataformas SaaS, las ofertas de servicios gestionados han avanzado mucho más allá del mantenimiento estándar y el tiempo de actividad de alta disponibilidad para incluir ahora una serie de valiosos programas que históricamente habrían sido servicios de pago adicionales:

1. Asistencia ampliada y preferente: Los proveedores que invierten en ofertas de servicios gestionados ahora ofrecen soporte global a través de chat, correo electrónico, teléfono, fax y canales sociales, muchos ahora 24x7x365. Algunos proveedores ofrecen a los clientes canales de comunicación específicos (como Slack), colas prioritarias en los canales de asistencia, notificaciones de estado basadas en texto y acceso directo a gestores de asistencia designados para garantizar el máximo nivel de servicio y respuesta.
2. Equipos dedicados: Hoy en día, los servicios gestionados suelen contar con líderes de soporte a tiempo parcial o, si se desea, a tiempo completo, como un ingeniero de soporte, un gestor de éxito del cliente o un gestor técnico de cuentas para garantizar la cobertura, la continuidad, con comunicaciones continuas, la incorporación y la formación sobre nuevas versiones. Las revisiones comerciales trimestrales son típicas para evaluar las métricas y el progreso general de la cuenta.
3. Portales de conocimiento y centros de aprendizaje dedicados: Invertir en servicios gestionados abre el acceso a contenidos y materiales educativos que no están disponibles para el resto de clientes. El portal de conocimiento o centro de aprendizaje del proveedor puede albergar documentación técnica, notas de la versión, vídeos de instrucciones, itinerarios de aprendizaje basados en personas, programas de certificación, API y otros contenidos.
4. Mantenimiento, actualizaciones y supervisión: Su inversión en servicios gestionados garantizará, por supuesto, un tiempo de actividad constante, actualizaciones y mejoras continuas, pero también ofrece una serie de herramientas de supervisión del rendimiento, el cumplimiento y la seguridad que proporcionan información en tiempo real sobre el estado y la salud de su plataforma SaaS. Su equipo de soporte especializado le ayudará a establecer la frecuencia de la supervisión, la cadencia y el método de comunicación para que su operación funcione de forma eficiente, segura y sin problemas.

Los cinco puntos a favor de los servicios gestionados

Ahora que ya conoce todos los valiosos programas que incluyen los servicios gestionados, es posible que aún tenga que demostrar su valor a los equipos internos o a la alta dirección. Para ayudarte a demostrarlo, he destacado cinco pruebas convincentes que nuestros propios clientes han compartido conmigo y que espero que te ayuden:

1. Capacidad de respuesta a las partes interesadas: La columna vertebral de la mayoría de las empresas de éxito es la excelencia operativa, y los propietarios de los procesos empresariales tienen la misión de mejorar continuamente la eficiencia y la productividad a través de las personas, los procesos y las plataformas. Al utilizar los servicios gestionados de un proveedor, las partes interesadas internas sufrirán las mínimas interrupciones, dispondrán de un equipo de apoyo dedicado y siempre disponible, y tendrán la confianza de que cualquier problema que surja no se retrasará ni se pondrá en cola detrás de otras prioridades internas. La subcontratación de servicios gestionados para sistemas empresariales críticos, como la automatización de procesos empresariales, garantiza una alta disponibilidad y capacidad de respuesta a las partes interesadas para que puedan centrarse en otros proyectos con el fin de optimizar la empresa.
2. Acceso a la experiencia: La automatización de procesos empresariales requiere un cierto nivel de experiencia que sólo se obtiene gestionando cientos de proyectos y miles de procesos. Al invertir en servicios gestionados, está contratando a un equipo de expertos con conocimientos especializados que quizá no tenga en plantilla, no pueda permitirse contratar o simplemente no tenga tiempo de encontrar dadas las presiones de la empresa.
3. Ahorro de costes: Aunque los servicios gestionados conllevan tasas y costes asociados, el precio suele ser mucho menor que la contratación de personal de desarrollo dedicado y especializado. Algunos clientes también cuantifican el coste de la oportunidad perdida de no realizar proyectos clave como medio para justificar la inversión en servicios gestionados. También cabe señalar que los servicios gestionados liberan a las organizaciones de los costes de infraestructura en la nube, herramientas de optimización y cualquier multa costosa derivada del incumplimiento.
4. Mayor productividad: Mediante la externalización de sus proyectos BPA a través de servicios gestionados, usted y sus equipos pueden centrarse en otras prioridades principales, alinear las competencias básicas con otros proyectos y ejecutar las iniciativas estratégicas más importantes. Los servicios gestionados le permiten a usted y a sus equipos de TI alinear mejor sus pocos recursos con los proyectos más importantes.
5. Mitigación de riesgos: Hay mucha comodidad y seguridad en saber que su proveedor de servicios gestionados es el único "punto" para la continuidad del negocio, la recuperación de desastres, la seguridad, el cumplimiento y las mejores prácticas de la industria. El entorno normativo cambia continuamente, por lo que contar con un experto de confianza que gestione su plataforma BPA de forma holística contribuye a reducir el riesgo en su organización.

Conclusión

Con años de experiencia en BPA, hemos observado que nuestros clientes más exitosos siempre incluyen servicios gestionados en su estrategia de BPA. Esta estrategia implica identificar y abordar rápidamente las necesidades del cliente, desplegar soluciones rápidamente y optimizar continuamente el rendimiento para maximizar los beneficios. Mientras que muchas plataformas de automatización son buenas y fiables con un servicio y soporte decente, ProcessMaker va más allá. Seguimos ampliando nuestros servicios gestionados para asegurarnos de que nuestros clientes disfrutan de resultados rápidos, mayor productividad y ahorro de costes, al tiempo que reducen el riesgo y alcanzan los objetivos clave del negocio. Si está interesado en nuestra oferta de servicios gestionados, o en cualquier otro programa de nuestra gama de servicios al cliente, no dude en ponerse en contacto con nosotros para empezar.