Der Business Case für Managed Services

So viele Projekte, so wenig Zeit und Ressourcen. Wie können Sie als Verantwortlicher für Geschäftsprozesse Ihre Aufgabe erfüllen, die Produktivität und Effizienz zu steigern, wenn Sie Ihr Projekt in eine Warteschlange stellen und Unterstützung von der IT und anderen internen Teams erhalten müssen? Genau wie Sie haben auch IT-, Dev-Ops-, Cloud-Ops- und andere Support-Teams ihre eigene lange, nach Prioritäten geordnete Liste von Projekten und Anfragen von verschiedenen Teams in Ihrem Unternehmen. Im Laufe der Jahre wurden wir immer wieder um Ratschläge, Anleitungen und Tipps gebeten, um für Managed Services zu werben. Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung, wie Sie für Managed Services werben können, damit Sie Ihre To-Do-Liste abarbeiten können.

Managed Services, neu betrachtet

Die meisten Fachleute für Geschäftsprozesse und IT-Teams wissen, was Managed Services sind, da das Outsourcing von IT und Infrastruktur bereits in den 80er und 90er Jahren begann und mit dem Aufkommen von SaaS-Plattformen im gleichen Zeitraum stark zunahm. Doch wie bei den SaaS-Plattformen haben sich die Managed-Services-Angebote weit über die Standardwartung und die Hochverfügbarkeit hinaus entwickelt und umfassen jetzt eine Reihe wertvoller Programme, die früher als zusätzliche Dienstleistungen in Rechnung gestellt wurden:

1. Erweiterter und bevorzugter Support: Anbieter, die in Managed-Services-Angebote investieren, bieten jetzt globalen Support über Chat, E-Mail, Telefon, Fax und soziale Kanäle an, viele davon jetzt rund um die Uhr und 365 Tage die Woche. Einige Anbieter stellen ihren Kunden spezielle Kommunikationskanäle (z. B. Slack), vorrangige Warteschlangen in Supportkanälen, textbasierte Statusbenachrichtigungen und direkten Zugang zu benannten Supportmanagern zur Verfügung, um ein Höchstmaß an Service und Reaktion zu gewährleisten.
2. Engagierte Teams: Managed Services werden heute in der Regel mit Teil- oder, falls gewünscht, Vollzeit-Supportleitern wie einem Support Engineer, Customer Success Manager oder Technical Account Manager angeboten, um Abdeckung und Kontinuität mit kontinuierlicher Kommunikation, Einarbeitung und Schulung zu neuen Versionen zu gewährleisten. Typisch sind vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen zur Bewertung der Kennzahlen und des Gesamtfortschritts des Kunden.
3. Dedizierte Wissensportale und Lernzentren: Die Investition in Managed Services eröffnet den Zugang zu Inhalten und Schulungsmaterialien, die dem breiten Kundenstamm nicht zur Verfügung stehen. Das Wissensportal oder Lernzentrum des Anbieters kann technische Dokumentationen, Versionshinweise, Anleitungsvideos, Persona-basierte Lernreisen, Zertifizierungsprogramme, APIs und andere Inhalte enthalten. Viele Wissensportale bieten sehr hilfreiche Selbstbedienungsfunktionen, wenn Ihr CSM oder TAM nicht sofort verfügbar ist.
4. Wartung, Updates, Upgrades und Überwachung: Ihre Investition in Managed Services gewährleistet natürlich eine konstante Betriebszeit, laufende Updates und Upgrades, bietet aber auch eine Vielzahl von Tools zur Leistungs-, Compliance- und Sicherheitsüberwachung, die in Echtzeit Einblicke in den Status und den Zustand Ihrer SaaS-Plattform geben. Ihr engagiertes Support-Team hilft Ihnen bei der Einrichtung der Überwachungsfrequenz, der Kadenz und der Kommunikationsmethode, damit Ihr Betrieb effizient, sicher und reibungslos läuft.

Die fünf Proof Points für Managed Services

Jetzt, da Sie all die wertvollen Programme kennen, die mit Managed Services einhergehen, müssen Sie vielleicht noch den Wert gegenüber internen Teams oder der Geschäftsleitung beweisen. Um Ihnen dabei zu helfen, habe ich fünf überzeugende Argumente zusammengestellt, die mir unsere Kunden mitgeteilt haben und von denen ich hoffe, dass sie Ihnen helfen werden:

1. Reaktionsfähigkeit gegenüber Stakeholdern: Das Rückgrat der meisten erfolgreichen Unternehmen ist die operative Exzellenz, und die Verantwortlichen für die Geschäftsprozesse haben den Auftrag, die Effizienz und Produktivität durch Mitarbeiter, Prozesse und Plattformen kontinuierlich zu verbessern. Durch die Inanspruchnahme der Managed Services eines Anbieters werden interne Stakeholder nur minimal gestört, haben ein immer verfügbares, engagiertes Team und können sich darauf verlassen, dass auftretende Probleme nicht zurückgestellt oder hinter anderen internen Prioritäten zurückgestellt werden. Das Outsourcing von Managed Services für geschäftskritische Systeme wie die Geschäftsprozessautomatisierung gewährleistet eine hohe Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit für die Beteiligten, so dass sie sich auf andere Projekte zur Optimierung des Unternehmens konzentrieren können.
2. Zugang zu Fachwissen: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert ein gewisses Maß an Fachwissen, das nur durch die Verwaltung von Hunderten von Projekten und Tausenden von Prozessen erworben werden kann. Wenn Sie in Managed Services investieren, stellen Sie ein Team von Experten mit speziellen Fähigkeiten ein, die Sie vielleicht nicht im Haus haben, sich nicht leisten können, sie einzustellen, oder einfach nicht die Zeit haben, sie angesichts des Drucks des Geschäfts zu finden.
3. Kosteneinsparungen: Managed Services sind zwar mit Gebühren und Kosten verbunden, aber der Preis ist in der Regel weitaus geringer als die Einstellung von dediziertem, spezialisiertem Entwicklungspersonal. Einige Kunden beziffern auch die Kosten für die entgangenen Chancen, die sich aus der Nichtdurchführung wichtiger Projekte ergeben, als Mittel zur Rechtfertigung der Investition in Managed Services. Es ist auch erwähnenswert, dass Unternehmen durch Managed Services von den Kosten für Cloud-Infrastrukturen, Optimierungstools und kostspieligen Geldstrafen bei Nichteinhaltung von Vorschriften befreit werden.
4. Gesteigerte Produktivität: Wenn Sie Ihre BPA-Projekte über Managed Services auslagern, können Sie und Ihre Teams sich auf andere wichtige Prioritäten konzentrieren, Kernkompetenzen auf andere Projekte ausrichten und die wichtigsten strategischen Initiativen durchführen. Mit Managed Services können Sie und Ihre IT-Teams Ihre wenigen Ressourcen optimal auf die wichtigsten Projekte abstimmen.
5. Risikominderung: Es ist sehr beruhigend und sicher zu wissen, dass Ihr Managed Services Provider die zentrale Anlaufstelle für Business Continuity, Disaster Recovery, Sicherheit, Compliance und branchenübliche Best Practices ist. Das regulatorische Klima ändert sich ständig, so dass ein zuverlässiger Experte, der Ihre BPA-Plattform ganzheitlich verwaltet, dazu beiträgt, das Risiko in Ihrem Unternehmen zu verringern.

Schlussfolgerung

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung im Bereich BPA haben wir festgestellt, dass unsere erfolgreichsten Kunden stets Managed Services in ihre BPA-Strategie einbeziehen. Diese Strategie beinhaltet das schnelle Erkennen und Eingehen auf Kundenbedürfnisse, die schnelle Bereitstellung von Lösungen und die kontinuierliche Optimierung der Leistung, um den Nutzen zu maximieren. Während viele Automatisierungsplattformen gut und zuverlässig sind und einen guten Service und Support bieten, geht ProcessMaker noch einen Schritt weiter. Wir bauen unsere Managed Services kontinuierlich aus, um sicherzustellen, dass unsere Kunden von schnellen Ergebnissen, gesteigerter Produktivität und Kosteneinsparungen profitieren, während sie gleichzeitig Risiken reduzieren und wichtige Geschäftsziele erreichen. Wenn Sie sich für unser Managed-Services-Angebot oder ein anderes Programm aus unserem Angebot interessieren, nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um die ersten Schritte zu unternehmen.