Aumentar la experiencia del cliente con la captura inteligente de datos

¿Ha calculado alguna vez cuánto tiempo pasan sus empleados buscando datos y recreando los archivos que necesitan para completar sus tareas de trabajo? Si sus procesos organizativos siguen dependiendo de la introducción y recuperación manual de datos, entonces puede estar seguro de que existen problemas de almacenamiento, baja productividad, ineficiencias, errores humanos y costes relacionados con los recursos. En la era de los grandes datos, espere que los costos y la complejidad del procesamiento manual de datos se disparen exponencialmente.

Sin embargo, ¿qué pasaría si hubiera una forma más inteligente de captura de datos para procesar y gestionar toda la información entrante sin importar el canal o el tipo de archivo? ¿Y si incorporara inteligencia artificial para que su empresa pueda obtener una visión más profunda de los datos que está procesando?

Invariablemente, la captura y extracción de datos de los archivos entrantes es un primer paso crítico para muchos procesos comerciales, incluidos los que están orientados al cliente. Sin embargo, muchas empresas siguen dependiendo de un procesamiento manual de datos anticuado. Los efectos resultantes incluyen cuellos de botella, pérdida de productividad y aumento de los plazos de entrega, lo que también afecta a la experiencia del cliente y al resultado final.

Además, como la pandemia ha obligado a muchas organizaciones a operar a distancia, la principal ventaja competitiva de crecimiento reside en las empresas que han mejorado drásticamente la experiencia de sus clientes. La medida en que se puede mejorar la participación de los clientes depende de si se está preparado para eliminar los sistemas heredados, los procesos de captura de datos manuales y los conjuntos de datos ininteligibles. La cuestión es la siguiente: ¿Cómo se reconfiguran los procesos para satisfacer las demandas de los consumidores en cuanto a automatización, autoservicio, ofertas personalizadas y una experiencia segura y preparada para los móviles?

Con la captura inteligente de datos, puede habilitar un valor real a través de los canales de sus clientes y, al mismo tiempo, potenciar la productividad y el compromiso de los empleados. Cuando automatiza el proceso de captura de datos, su equipo obtiene la información que necesita lo más rápido posible. Además, a través de la IA, la información procesada se transforma en datos procesables. Así pues, no sólo puede capturar datos, sino que también puede reconocer, categorizar y cotejar datos en tiempo real. De hecho, según Investigación del Enebrolas empresas pueden ahorrar más de 8.000 millones de dólares para el 2022 si automatizan tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo basadas en reglas.

Aquí es donde la tecnología de captura avanzada puede liberar tanto valor a través de la experiencia del cliente - incluso más de lo que las personas (u organizaciones) se dan cuenta. Al automatizar el proceso de captura de datos, su organización pone la información en manos de aquellos que la necesitan lo más rápido posible. Convierte la información en datos procesables.

¿Qué es la captura inteligente de datos?

La captura inteligente de datos es una herramienta diseñada tanto para identificar como para extraer información crítica de los archivos electrónicos y de papel entrantes utilizando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y el reconocimiento óptico de marcas (OMR), sin necesidad de una guía humana exhaustiva. Una vez capturados los datos, se validan antes de compartirlos con diversos sistemas. Libera los recursos humanos que antes se empleaban en la introducción y el procesamiento manual de datos para que puedan dedicarse a tareas comerciales críticas. También reduce la dependencia de los espacios de trabajo compartidos, ya que los empleados que trabajan a distancia pueden acceder a los datos desde cualquier lugar conectado de forma segura a la red de la empresa. 

La captura inteligente de datos se puede adaptar para satisfacer las necesidades de su empresa añadiendo funciones, reglas y acciones personalizadas relativas a los datos. Usted logra un control completo sobre dónde se encuentran los datos, qué se extrae y cómo se procesa cada pieza de datos. La captura de datos inteligente descubre la inteligencia que se pierde dentro de los documentos no gestionados y no estructurados.

Estas son algunas de las formas en que se puede utilizar la captura inteligente de datos:

• Conciliación de las remesas de las cuentas por cobrar
• Extracción automática de datos de los cheques de papel
• Simplificación y clasificación de los registros médicos
• Procesamiento de los expedientes académicos de la enseñanza superior
• Mejorar la velocidad de procesamiento de las facturas
• Eliminar la carga de la introducción y validación manual de datos en todos los departamentos e industrias
• Mejorar la precisión de los datos
• Extraiga la mayor cantidad de datos que necesite
• Reducir drásticamente el error humano
• Lograr el análisis y la comprensión en tiempo real de los datos capturados con la IA

Usar la herramienta adecuada para aumentar la experiencia del cliente

La captura inteligente de datos está diseñada para eliminar los puntos dolorosos del procesamiento manual que causan cuellos de botella y frustran a los clientes ya impacientes. El despliegue de la captura de datos inteligente ofrece más que una marca en su lista de transformación digital. Aquí hay tres razones vitales por las que la captura inteligente de datos es la herramienta correcta para usar, ahora mismo:

Aumentar la productividad y la eficiencia con procesos más rápidos y sin problemas.

Los negocios contemporáneos están inundados de datos a diario. No hay suficientes empleados, ni horas en el día, para leer manualmente los masivos trozos de datos e introducir toda la información con precisión en los sistemas de la empresa. En lugar de que su personal se concentre en tareas estratégicas de valor añadido, se ven atrapados realizando tareas serviles, redundantes, propensas a errores y que consumen mucho tiempo. 

Elimine esos problemas con la captura inteligente de datos que puede leer tanto los archivos impresos como los escritos a mano, recuperar los datos correctos y sincronizar la información con sus flujos de trabajo existentes. Como resultado, sus empleados pueden centrarse en la primera prioridad de su empresa: Sus clientes.

Tomar decisiones basadas en los datos utilizando conocimientos procesables.

No tendría sentido esperar que sus empleados hagan conjeturas perspicaces sobre los consumidores o que comprendan completamente toda la historia de un cliente específico en tiempo real. Pero, vivimos en la era de la gratificación instantánea, y los clientes no quieren esperar. Están acostumbrados a comandar varias tecnologías para obtener lo que quieren inmediatamente. 

Cuanto más rápido pueda atender a sus clientes, y con datos precisos, sirve para mejorar la calidad de la experiencia del cliente y la relación en general. La captura inteligente de datos puede extraer, validar y clasificar información crítica en tiempo real, al tiempo que garantiza que los datos de los clientes son precisos. De esta manera, los empleados y ejecutivos pueden tomar decisiones basadas en los datos en el momento adecuado.

Mantener la seguridad y la confidencialidad en torno a los archivos sensibles de los clientes.

La seguridad cibernética es una preocupación común de los clientes, especialmente cuando se trata de compartir información personal o sensible durante las transacciones. Naturalmente, los montones de papel y las personas que los manejan presentan el riesgo de revelar información confidencial.

Las violaciones de los datos ocurren cada hora. Los clientes se preocupan por la seguridad cibernética cuando se trata de compartir información sensible. Sin duda, el manejo de montones de datos confidenciales en papel por parte de los humanos es bastante arriesgado. 

Sin el poder de la captura inteligente de datos de su lado, sería mucho más difícil crear un registro de auditoría para las actividades de procesamiento manual de papel. En cambio, la captura inteligente de datos crea automáticamente un rastro de datos mediante palabras clave cifradas y el registro automático de la actividad del usuario final. Y, con un registro de auditoría, puede mejorar la confianza de sus clientes en sus procesos de gestión de datos.

Nunca se pierde un rastro de auditoría para el cumplimiento

No hace falta decir que la mayoría de las industrias caen bajo estatutos regulatorios como Sarbanes-Oxley (SOX), la Ley de Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA), la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLBA), y otros especialmente organizaciones que mantienen registros electrónicos. Por consiguiente, es vital mantener datos precisos y auditables con los mecanismos adecuados en su lugar.

Cuando se automatizan, las pistas de auditoría se vuelven más efectivas. Además, la captura inteligente de datos puede ayudar a conservar los informes de los rastros de auditoría en tiempo real y a enviar alertas de actividades sospechosas. Se incluye información específica sobre qué usuarios están involucrados, cuándo y qué tipos de actividades han ocurrido o cómo se utilizaron los datos y dónde se enviaron. La buena noticia es que la captura inteligente de datos no requiere de trabajo manual adicional para crear y mantener archivos auditables.

¿No es hora de aumentar la experiencia del cliente?

Los consumidores dirigen el mercado. Cuando tienen la elección de marcas a su alcance, los principales diferenciadores son la agilidad y la experiencia del cliente. No cabe duda de que los consumidores se mostrarán favorables a una marca que ofrezca experiencias atractivas y sin fisuras, al tiempo que anticipan con precisión las necesidades y resuelven rápidamente los problemas.

La única manera de obtener esta ventaja competitiva es utilizar la potencia de la captura inteligente de datos, que combina el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con la inteligencia artificial para convertir cualquier contenido de texto en forma digital. Además, puede extraer y organizar los datos para extraer información procesable que facilite la capacidad de su empresa de ofrecer una mayor experiencia al cliente en cada punto de contacto.

Si está listo para descubrir cómo la captura inteligente de datos puede aumentar drásticamente la experiencia de sus clientes, no dude en ponerse en contacto con Processmaker hoy mismo.