4 Razones para que los servicios de tesorería adopten la automatización
En el núcleo de cualquier banco o cooperativa de crédito está el equipo del servicio de tesorería. Este departamento vital ayuda a decidir dónde invertir el capital, cuánto mantener en reserva, evaluar la liquidez, y se asegura de que cada departamento tenga suficiente efectivo a mano para atender a los titulares de las cuentas de los clientes.
A pesar de su importancia fundamental, los profesionales de la tesorería siguen esposados por procesos manuales y procedimientos anticuados. Afortunadamente, hay nuevas herramientas automatizadas disponibles para aumentar la rentabilidad y disparar la productividad. Aquí hay cuatro razones por las que su equipo de servicio de tesorería debería adoptar la automatización.
Reducir las tareas repetitivas
La automatización se ha impuesto en muchas funciones de la tesorería como la previsión, la gestión de riesgos y la visibilidad del efectivo. Sin embargo, muchas actividades vitales como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y la apertura de nuevas cuentas están todavía bajo el pulso de procesos manuales anticuados.
En las instituciones financieras más pequeñas, la mayoría de las actividades de tesorería comienzan con la humilde hoja de cálculo donde un miembro del equipo pasa El 80% de su tiempo en la recolección y consolidación de datos. Esto sólo deja un mero 20% de tiempo para la revisión y el análisis estratégico. Los servicios del Tesoro pasan cuatro veces más tiempo manejando datos que evaluando la eficiencia general de su estrategia.
La automatización puede ayudar a cerrar la brecha de productividad y liberar tiempo para centrarse en actividades más centradas en los beneficios. Por ejemplo, si un equipo pasa varios días al mes cribando cheques en papel, no pueden afinar su enfoque para mejorar el proceso en sí. Al automatizar el procesamiento y la verificación de los cheques, los equipos pueden utilizar su tiempo para elaborar estrategias nuevas que desalienten a los titulares de cuentas de utilizar sistemas que consumen mucho tiempo y los alienten a utilizar herramientas de autoservicio en línea más rentables.
Lograr una mejor visualización de los datos de propiedad
Cada día, las corporaciones de todo el mundo pierden cientos de miles de dólares por los 2,5 quintillones de bytes de datos que zumban en el aire. Con más datos generados en la última década que los que existían anteriormente en toda la historia de la raza humana, las empresas no tienen escasez de datos para agregar y examinar.
Las empresas se rompen el cerebro para agregar y extraer información estratégica de los enormes vertederos de datos. El apilamiento de datos sólo pone de relieve las ineficiencias de los procesos manuales dentro de los servicios de tesorería, por lo que los bancos están recurriendo a la nube para encontrar nuevas formas de automatizar el análisis de los datos disponibles. De hecho, en un estudio reciente, la computación en nube encabezó la lista de los desarrollos tecnológicos más importantes para las tesorerías, con muchos ejecutivos que esperan lograr una mayor eficiencia operacional y mejorar el rendimiento de sus inversiones.
Aumentar el número de nuevas solicitudes de cuentas que su sistema puede procesar
Un sinfín de firmas, pilas de formularios y montones de documentos. La apertura de cuentas corrientes o de crédito para nuevos negocios aún requiere una cantidad sustancial de papeleo. Las citas en persona pueden tomar de 30 minutos a una hora. Junto con los cuellos de botella administrativos que pueden alargar todo el proceso hasta diez días laborables, la apertura de nuevas cuentas comerciales es uno de los procesos que más tiempo consume bajo el ala de los servicios de tesorería.
Al automatizar muchos de los pasos necesarios para abrir nuevas cuentas, su equipo de servicios de tesorería puede minimizar el tiempo de procesamiento. Usando una plataforma como ProcessMaker, puede desplegar un sistema fácil de usar, aplicaciones de cuenta compatibles para aumentar el número de nuevas cuentas que puedes manejar durante el trimestre. Construye aplicaciones intuitivas en línea y establece reglas y flujos de trabajo que verifican automáticamente la información y la pasan al siguiente paso. Por automatizando muchos de los pasos de su aplicación como la comprobación de la deduplicación y la validación cruzada, puede reducir la intervención manual y acelerar su proceso de incorporación.
Optimizar la gestión de las excepciones
La gestión de las excepciones sigue siendo otra función de la tesorería que todavía se ve empañada por los procesos manuales. Combinar a través de hojas de cálculo y mover y volver a introducir datos manualmente paraliza la productividad de toda la institución.
Usando herramientas automatizadas, los departamentos de tesorería pueden pasar El 99,9% del tiempo gestionando y mitigando las excepciones en lugar del masaje manual de datos.
Excepciones de bandera en la apertura de nuevas cuentas
La apertura de nuevas cuentas genera pilas de papeleo, enviando al personal en una búsqueda inútil para acorralar las firmas e información que faltan. La incorporación de nuevos clientes con un proceso de apertura sin problemas elimina estos procesos laboriosos. Flujos de trabajo intuitivos marcar automáticamente las excepciones a lo largo del camino y puede enviar alertas al miembro del personal adecuado. Las alertas se envían directamente a su bandeja de entrada donde pueden aprobar o negar la excepción sin dejar su cliente de correo electrónico.
Identificar las excepciones de pago
Desde el ACH hasta las transferencias electrónicas, cada tipo de pago tiene su propio plazo de revisión. Mientras que un cliente tiene hasta 60 días para presentar una disputa ACH, las empresas sólo tienen dos días. Los sistemas automatizados pueden marcar rápidamente las posibles excepciones de pago sin intervención humana y facilitar a su equipo cancelar o aprobar las transferencias pendientes.
Adoptar la automatización no tiene por qué ser un proceso abrumador para su equipo. El primer paso para hacer la transición a la automatización es identificar los principales cuellos de botella que pesan sobre la productividad y la rentabilidad de su banco o cooperativa de crédito. Empiece con uno o dos obstáculos importantes y déle a su equipo tiempo para aprender nuevos sistemas al ritmo adecuado. En lugar de recurrir a viejos hábitos de lucro, aprenderán a integrar intuitivamente procesos más rentables en sus operaciones diarias.
