Shared Service Centers sind zentralisierte Einheiten innerhalb einer Organisation, die spezifische Dienstleistungen für verschiedene Abteilungen erbringen und so ein Zentrum für Effizienz und Fachwissen schaffen. Aber warum wurden sie überhaupt geschaffen?
Verständnis von Shared Service Centern
Die Antwort ist einfach und doch tiefgreifend: Shared Service Center wurden aus der Notwendigkeit heraus geboren, Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Servicequalität zu verbessern. Durch die Zentralisierung von Aufgaben wie Finanzen, Personal und IT können Unternehmen Redundanzen beseitigen, die Produktivität steigern und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Shared Service Center sind das Rückgrat moderner Unternehmen. Stellen Sie sich diese Zentren als das Herz einer großen Maschine vor, die jeden Teil der Organisation mit Leben erfüllt. Es geht nicht nur darum, Kosten zu senken, sondern auch darum, die Zusammenarbeit zu fördern und Innovationen voranzutreiben. Durch die Bündelung von Ressourcen und Fähigkeiten schaffen Shared Service Center ein Umfeld, in dem Ideen frei fließen können, was zu höherer Effizienz und Kreativität führt.
Die Einführung von Shared-Services-Organisationen (SSOs) markierte einen Paradigmenwechsel in der Unternehmenslandschaft. Anfänglich war Kosteneffizienz die Hauptmotivation. Als die Unternehmen jedoch begannen, das Potenzial von Shared Services zu erkennen, entwickelte sich ihre Rolle zu etwas viel Bedeutsamerem. Heute spielen Shared Service Center eine zentrale Rolle bei der Umgestaltung von Unternehmen und ermöglichen es ihnen, angesichts globaler Herausforderungen agil und reaktionsschnell zu sein.
Schlüsselfunktionen und Beispiele für gemeinsame Dienste
Shared Services Centers übernehmen eine Vielzahl von Funktionen, die für den reibungslosen Betrieb jeder Organisation unerlässlich sind. Zu den wichtigsten Funktionen, die von SSOs übernommen werden, gehören Finanzen, Personalwesen, IT, Beschaffung und Kundendienst. Jede dieser Funktionen bietet, wenn sie zentralisiert ist, rationalisierte Prozesse und reduziert Redundanzen.
Laut dem Bericht von SSONsind die am häufigsten angebotenen Shared-Service-Funktionen Purchase-to-Pay, Account-to-Report, Order-to-Cash, Payroll und Master Data Management.
Nehmen wir zum Beispiel die Finanzabteilung eines multinationalen Unternehmens. Indem alle Finanztransaktionen über ein Shared Services Center abgewickelt werden, kann das Unternehmen konsistente Berichtsstandards gewährleisten, die Compliance verbessern und das Cashflow-Management optimieren. In ähnlicher Weise können SSOs im Personalbereich Einstellungs-, Gehaltsabrechnungs- und Schulungsprozesse standardisieren und sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter das gleiche Maß an Service und Unterstützung erhält.
Beispiele für SSOs gibt es in verschiedenen Branchen. Im Gesundheitswesen verlassen sich Unternehmen häufig auf Shared Services Centers, um Patientenakten, Abrechnungen und Lieferkettenlogistik zu verwalten. In der Finanzbranche helfen SSOs bei der Rationalisierung des Risikomanagements, der Rechnungsprüfung und der Compliance-Prozesse. Diese Beispiele verdeutlichen die Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit von Shared Services an unterschiedliche Geschäftsumgebungen.
Berichtsstruktur in Shared Services Centern
In einem größeren Unternehmen kann die Berichtsstruktur eines Shared Services Center (SSC) je nach den strategischen Zielen und der Organisationshierarchie variieren.
Basierend auf der Deloitte-Umfrage aus dem Jahr 2023 berichten die Ressourcen innerhalb der Global Business Services hauptsächlich an den Head of GBS (39 %), die Funktionsleiter (36 %) und einen CFO (23 %).
Der Leiter von GBS beaufsichtigt in der Regel die Gesamtstrategie und die Umsetzung von Shared Services und sorgt für die Abstimmung mit den Unternehmenszielen. Die Berichterstattung an funktionale Führungskräfte, die für Bereiche wie Finanzen, Personal oder IT zuständig sind, ermöglicht eine engere Abstimmung mit spezifischen funktionalen Zielen und Initiativen. Die direkte Berichterstattung an den CFO gewährleistet eine solide finanzielle Steuerung und ein strategisches Kostenmanagement, da der CFO direkten Einblick in die durch das Shared-Services-Modell erzielten Effizienzgewinne und Einsparungen hat.
Vorteile von Shared Services Centern
Die Einführung eines Shared-Services-Modells bietet zahlreiche Vorteile, die die Arbeitsweise einer Organisation verändern können:
- Kosteneinsparungen: Einer der unmittelbarsten Vorteile von Shared Services Centern ist die Senkung der Betriebskosten. Durch die Konsolidierung von Funktionen und die Beseitigung von Redundanzen können Unternehmen ihre Gemeinkosten erheblich senken.
- Verbesserte Prozesseffizienz und Genauigkeit: Zentralisierte Dienste stellen sicher, dass die Prozesse im gesamten Unternehmen standardisiert sind, was sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit erhöht. Konsistente Prozesse minimieren das Fehlerrisiko, verbessern das Workflow-Management und erhöhen die Gesamtqualität des Outputs.
- Verbesserte organisatorische Agilität und Skalierbarkeit: Shared Services Center geben Unternehmen die Flexibilität, sich schnell an veränderte Marktbedingungen oder Geschäftsanforderungen anzupassen. Die zentralisierte Struktur erleichtert die schnelle Reaktion auf Wachstumschancen oder betriebliche Verkleinerungen und bietet einen Wettbewerbsvorteil in einem dynamischen Markt.
- Verstärkte Konzentration auf Kernkompetenzen: Durch die Verlagerung von Verwaltungsaufgaben in ein Shared Services Center können sich die Teams auf strategische Ziele und Kerngeschäftsfunktionen konzentrieren.
- Verbessertes Datenmanagement und Berichtswesen: Ein einheitlicher Ansatz für den Betrieb durch gemeinsame Dienste verbessert die Datenkonsistenz und die Berichterstattungsmöglichkeiten. Unternehmen profitieren von einer verbesserten Datenzuverlässigkeit und -analyse, die eine fundierte Entscheidungsfindung und strategische Planung ermöglicht.
Gemeinsame Ziele in Shared Service Centern
Shared Service Center werden von dem strategischen Bestreben angetrieben, die organisatorische Leistung zu optimieren und die Innovation durch messbare Ziele zu fördern.
Kosteneffizienz
Zu den wichtigsten Zielen gehören Kostensenkungein grundlegender KPI für SSOs. Durch die Rationalisierung von Abläufen, den Abbau von Redundanzen und die Zentralisierung von Prozessen können Unternehmen erhebliche finanzielle Einsparungen erzielen, so dass Ressourcen für Wachstumsinitiativen umverteilt werden können.
Automatisierung umsetzen
Ein weiteres wichtiges Ziel ist die mehr Automatisierung. Durch den Einsatz von Automatisierungswerkzeugen können SSOs ihre Produktivität steigern, die Bearbeitungszeit verkürzen und die Qualität der Dienstleistungen erhöhen. Dadurch werden nicht nur menschliche Fehler reduziert, sondern die Mitarbeiter können sich auch auf komplexere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
Die Nutzung von Gen AI
Außerdem wird die Einbeziehung von Spitzentechnologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen zu einem zentralen Ziel für SSOs, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. Diese Technologien ermöglichen vorausschauende Analysen, die Automatisierung von Routineaufgaben und die Verbesserung von Kundeninteraktionen und positionieren die Organisation an der Spitze der technologischen Innovation.
Zukünftige Trends und die Rolle der Technologie in SSOs
In den letzten Jahren hat sich die Landschaft der Shared Services mit dem Aufkommen fortschrittlicher Technologien wie Automatisierung und künstlicher Intelligenz dramatisch verändert. Diese Innovationen haben die Funktionsweise von SSOs verändert und bieten ungenutztes Potenzial für weiteres Wachstum und Effizienz.
Automatisierung hat eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Fähigkeiten von Shared Services Centern gespielt. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können Unternehmen wertvolle Personalressourcen freisetzen und sich so auf strategischere Aktivitäten konzentrieren, die das Unternehmenswachstum fördern. Durch die Automatisierung wird auch das Fehlerrisiko minimiert, was zu einer höheren Genauigkeit und Effizienz bei Prozessen wie Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung und Kundeninteraktion führt.
KI, insbesondere generative KI (GenAI), wird die SSOs weiter revolutionieren. Laut einer Untersuchung des Shared Services & Outsourcing Network (SSON)haben nur 10 % der Global Business Services (GBS) derzeit mehrere GenAI-Anwendungsfälle innerhalb ihrer Organisation. 30 % führen jedoch aktiv Pilotprojekte und Tests durch, und der Rest prüft die potenziellen Vorteile. Dies deutet auf ein wachsendes Interesse an der Nutzung von KI zur Verbesserung von Shared Services hin.
GenAI kann komplexe Entscheidungsfindungsprozesse rationalisieren, Datenanalysefähigkeiten verbessern und personalisierte Kundenerfahrungen ermöglichen. Unternehmen, die sich die Leistung von GenAI zunutze machen, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, indem sie Erkenntnisse gewinnen, Prozesse automatisieren und Innovationen vorantreiben. Es ist jedoch wichtig, mit der Einführung dieser Technologien nicht zu lange zu warten, da dies zu verpassten Chancen und einem Verlust der Dynamik im Wettbewerb führen kann.
Schlussfolgerung
Shared Services Center sind zu einem integralen Bestandteil moderner Geschäftsabläufe geworden und bieten unvergleichliche Effizienz, Kosteneinsparungen und Skalierbarkeit. Durch die Zentralisierung wichtiger Funktionen können Unternehmen ihre Prozesse rationalisieren, die Genauigkeit verbessern und sich effektiv an veränderte Marktbedingungen anpassen.
Die Einführung gemeinsamer Dienste birgt zwar einige Herausforderungen, doch überwiegen die Vorteile bei weitem die Risiken. Unternehmen müssen proaktiv auf mögliche Widerstände gegen Veränderungen reagieren, einen starken Governance-Rahmen schaffen und in die notwendige Technologie und Infrastruktur investieren.
Mit Blick auf die Zukunft werden Automatisierung und KI eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung von Shared Services spielen. Indem sie diese Technologien nutzen, können Unternehmen neue Möglichkeiten erschließen, Innovationen vorantreiben und der Konkurrenz voraus sein.
