Das Tempo und der Umfang der digitalen Transformation in den Personalabteilungen beschleunigt sich und weitet sich aus. Neben der Verbesserung der Personalprozesse durch Automatisierung sind moderne Personalabteilungen weitgehend dafür verantwortlich, die digitale Transformation auf Organisationsebene voranzutreiben. Und nicht nur das, sie müssen dies auch auf eine Art und Weise tun, die einfach, relevant und für eine immer komplexere Reihe von Stakeholdern ansprechend ist.
Was bedeutet die digitale Transformation für die Unternehmen von heute und wie können sie damit beginnen? Was sind gängige Beispiele für die digitale Transformation im Personalwesen?
HR Digitale Transformation
Die digitale Transformation ist eine Methode, mit der Unternehmen die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse umsetzen. Für die Personalabteilungen bedeutete dies in der Vergangenheit, dass sie sich auf die Gestaltung und Skalierbarkeit von Prozessen konzentrieren mussten, um einheitliche HR-Verfahren zu erreichen. Heutige Personalabteilungen sind jedoch mit einem breiteren Spektrum an Aufgaben betraut. Neben der Optimierung der Geschäftsprozesse ihrer Abteilung muss sich die Personalabteilung auch auf die Optimierung der Mitarbeiterproduktivität, die Teamarbeit und die Förderung der beruflichen Entwicklung konzentrieren.
Diese neuen HR-Anforderungen werden in einem Bericht von Deloitte Insights aus dem Jahr 2017. Dem Bericht zufolge hat sich der Fokus der Personalabteilung auf den "Aufbau der Organisation der Zukunft" verlagert, was sie dazu veranlasst, "junge, digital versierte Mitarbeiter" einzustellen, um eine "integrierte, digitale Erfahrung am Arbeitsplatz zu schaffen - eine Erfahrung, die auf Teams, Produktivität und Befähigung ausgerichtet ist - und von der Personalabteilung wird erwartet, dass sie diese liefert." Mit anderen Worten: Es geht nicht mehr nur um die Personalabteilung, sondern um die gesamten organisatorischen Prozesse.
Dass die digitale Transformation im Personalwesen eine immer wichtigere Rolle spielt, ist den Unternehmensleitern und Personalchefs durchaus bewusst. Laut einem Gartner-Berichtgaben rund 88 % der Personalleiter an, dass sie in den nächsten zwei Jahren in mindestens drei Technologien investieren müssen. Zwei von drei Unternehmensleitern gingen sogar so weit zu sagen, dass ihre Unternehmen nicht mehr wettbewerbsfähig sein werden, wenn sie die Digitalisierung nicht umsetzen. Die Notwendigkeit der digitalen Transformation ist also klar, aber wie soll die Personalabteilung sie umsetzen?
Umsetzung der digitalen Transformation von HR
Aufgeregt durch die Aussicht auf die Einführung neuer Automatisierungstechnologien oder unter dem Druck von Mitbewerbern, die bereits mit der digitalen Transformation des Personalwesens begonnen haben, versuchen Unternehmen oft, den Prozess zu überstürzen. Dies ist ein großer Fehler, der zu Engpässen in Arbeitsabläufen und erheblichen Produktivitätseinbußen führen kann. Die Automatisierung eines bereits fehlerhaften oder ineffizienten Prozesses macht ihn nur noch schlimmer. Bevor eine neue Technologie in bestehende Prozesse eingeführt wird, müssen Unternehmen Zeit in die Entwicklung, Planung und Prüfung ihrer Arbeitsabläufe investieren. Software für die Geschäftsprozessverwaltung (BPM) ist in dieser Hinsicht unglaublich nützlich und intuitiv.
Ein wichtiger Aspekt dieser ersten Planungsphase ist die Frage, warum Sie die digitale Transformation des Personalwesens in Ihrem Unternehmen einführen wollen und was Sie zu erreichen hoffen. Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihrem Team Ideen zu besprechen, und halten Sie Ihre Ziele auf Papier fest, um die Umsetzung zu erleichtern und den Erfolg zu messen. In den meisten Fällen werden sich Ihre Ziele auf die Verbesserung eines oder mehrerer Aspekte der Mitarbeitererfahrung beziehen.
Wie Rom kann auch die digitale Transformation des Personalwesens nicht an einem Tag vollendet werden. Der Schlüssel ist, mit einem bestimmten veralteten und/oder ineffizienten HR-Prozess klein anzufangen. Dadurch werden die Auswirkungen auf die bestehenden HR-Prozesse und die Produktivität der Mitarbeiter minimiert, während das Unternehmen einen frühen Erfolg verbuchen kann, um Vertrauen aufzubauen und den Weg für zukünftige Erfolge zu ebnen. Eine gute Faustregel ist, mit einem HR-Prozess zu beginnen, der einen großen Nutzen bei relativ geringem Aufwand und Risiko bietet.
Die digitale Transformation im Personalwesen ist ein fortlaufender Prozess, der eine Bewertung und kontinuierliche Reflexion erfordert. Bevor Sie sich auf den nächsten Prozess stürzen, sollten Sie einige Zeit damit verbringen, Daten zu sammeln und zu analysieren, um festzustellen, was funktioniert und was nicht. Vor allem aber sollten Sie bedenken, dass die digitale Transformation im Personalwesen mehr umfasst als die Einführung einiger trendiger neuer Technologien. Sie erfordert das Engagement aller Mitarbeiter eines Unternehmens, die Automatisierung als Mittel zur Steigerung der betrieblichen Effizienz zu nutzen.
Beispiele für die digitale Transformation von HR
Die meisten sich wiederholenden Aufgaben können automatisiert werden. Unternehmen nutzen digitale Technologien, um eine breite Palette von HR-Prozessen zu automatisieren. Dazu gehören Dinge wie Mitarbeitereinführung und Offboardingdie Validierung und Nachverfolgung von Stundenzetteln, Urlaubsanträgen, Mitarbeiterschulungen und die Verwaltung von Sozialleistungen. In diesem Abschnitt werden wir uns jedoch zwei Beispiele für die Digitalisierung von HR-Prozessen genauer ansehen: KI-Recruiting-Analysen und Leistungsmanagement.
KI-Recruiting-Analytik
Unabhängig von der Wirtschaftslage sind die Personalabteilungen mit Personalbeschaffungsaufgaben überfordert. In Zeiten niedriger Arbeitslosigkeit müssen Arbeitgeber aktiv nach geeigneten Bewerbern suchen und sie einstellen oder riskieren, sie an einen Konkurrenten zu verlieren. Bei einem Mangel an Arbeitsplätzen sind die Personalabteilungen mit einem Zustrom von Bewerbungen von Bewerbern, die verzweifelt nach Arbeit suchen, überfordert. Automatisierung wie künstliche Intelligenz (KI) kann diese Prozesse rationalisieren und es Unternehmen ermöglichen, durch die Sammlung und Analyse von Daten fundiertere Einstellungsentscheidungen zu treffen.
Moderne Einstellungs- und Personalbeschaffungsprozesse unterscheiden sich erheblich von denen der Vergangenheit. Es ist noch nicht lange her, da bestand die Personalbeschaffung aus dem Sammeln und Sortieren großer Stapel von Lebensläufen. Die Personalabteilung vereinbarte Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten, die ihr geeignet erschienen, behielt vielleicht ein paar Lebensläufe für künftige Stellenausschreibungen und warf den Rest in den Papierkorb.
Die Daten, die Personalabteilungen von Bewerbern sammeln, sind heute ein äußerst wertvolles Gut. Mithilfe von KI können Personalabteilungen große Datensätze sinnvoll auswerten und so ihre Rekrutierungsbemühungen gezielter ausrichten und bessere Einstellungsentscheidungen treffen. Bedenken Sie, dass eine schlechte Einstellung ein Unternehmen einen erheblichen finanziellen Verlust verursachen kann. Durch die Analyse von Faktoren wie der Eignung eines Mitarbeiters für eine bestimmte Aufgabe und der wahrscheinlichen Verweildauer im Unternehmen können Personalverantwortliche bessere Entscheidungen treffen und das Risiko minimieren.
Es ist auch erwähnenswert, dass durch die Automatisierung sich wiederholender und zeitaufwändiger Aufgaben die Personalvermittler mehr Zeit haben, proaktive Einstellungen vorzunehmen und mehr Zeit mit den Bewerbern zu verbringen, um bessere Kandidaten zu identifizieren.
Leistungsmanagement
Das Leistungsmanagement von Mitarbeitern war in der Vergangenheit ein ineffizienter HR-Prozess, der die manuelle Erfassung und Überprüfung von Bewertungsformularen erforderte. Die Automatisierung beseitigt nicht nur diese langwierigen papierbasierten Prozesse, sondern steigert auch die Produktivität und die Mitarbeiterbindung durch die Festlegung von Zielen, besseres Feedback und mehr Schulungsmöglichkeiten.
Das Festlegen von Zielen und deren Kommunikation mit den Mitarbeitern ist ein wichtiger Aspekt eines erfolgreichen Leistungsmanagements. Dank der Automatisierung können Mitarbeiter und Manager ihre Leistungen in einem Leistungsmanagement-System. Die Verfolgung von Leistungsdaten hilft den Personalabteilungen, Engpässe in Arbeitsabläufen zu erkennen. Mit der Automatisierung können Benachrichtigungen und Erinnerungen sowohl an Mitarbeiter als auch an Manager gesendet werden, um die Erreichung wichtiger Meilensteine zu erleichtern.
Bei der Bereitstellung von Feedback kann ein HR-Automatisierungssystem ermöglicht es Managern, fundiertere und gezieltere Rückmeldungen zu geben. Mit dem Zugang zu mehr Daten können Manager auch den individuellen Schulungsbedarf ihrer Mitarbeiter ermitteln. Dies verbessert nicht nur die Produktivität, sondern fördert auch die berufliche Entwicklung - eine wichtige Aufgabe für moderne Personalabteilungen.
