Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) soll uns das Leben leichter machen, aber die falsche Software macht alles nur noch komplizierter. Um Ihre Geschäftsziele zu erreichen, brauchen Sie eine Software, die Ihren gesamten Geschäftsablauf umfassend unterstützt. Schließlich wirkt sich die von Ihnen gewählte Workflow-Design-Software auf Ihr Unternehmen als Ganzes aus, nicht nur auf einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen. Wenn Sie die folgenden Hauptmerkmale von Workflow-Design-Software berücksichtigen, können Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen.
Zugriff auf Ihre Software auf jedem Gerät
Da unsere Welt immer stärker von mobilen Geräten abhängig wird, müssen wir uns anpassen. Wir können nicht zulassen, dass die Geräte, die wir benutzen, uns einschränken.
Um mit diesem Trend Schritt zu halten, entscheiden sich viele Unternehmen für flexible Richtlinien, die es den Mitarbeitern erlauben, ihre eigenen Geräte zur Arbeit mitzubringen (BYOD). ZDNet berichtet, dass 74 Prozent der befragten Unternehmen der befragten Unternehmen bereits BYOD-Richtlinien eingeführt haben oder planen, diese einzuführen. Selbst Unternehmen, die keine BYOD-Richtlinie haben, gestatten ihren Mitarbeitern in der Regel die Nutzung verschiedener Arten von firmeneigenen mobilen Geräten.
Ihre Software für die Gestaltung von Arbeitsabläufen sollte in der Lage sein, beide Szenarien in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit zu unterstützen. Es geht jedoch nicht nur um Software, die mit Laptops, Tablets und Telefonen kompatibel ist. Berücksichtigen Sie alle Betriebssysteme und wählen Sie Softwareanwendungen, die mit Windows-, Apple- und Android-Geräten kompatibel sind. Dies ermöglicht einen optimierten Zugriff auf jedes Gerät, das Ihre Mitarbeiter und Interessengruppen verwenden.
Passen Sie Ihr Dashboard an Ihr Unternehmen an
Was für das eine Unternehmen wichtig ist, ist für andere nicht wichtig. Zum Beispiel haben alle Branchen ihre eigenen Standards für die Einhaltung von Vorschriften, aber Unternehmen im Bildungssektor benötigen Systeme zur Unterstützung von Studentenformularen, Anträgen und Finanzhilfeanforderungen. Staatliche Sektoren können sich auf die zahlreichen Genehmigungsstufen konzentrieren, die erfüllt werden müssen, bevor Mittel für die Beschaffung, die Erfüllung von Bürgeranforderungen und die Sicherung sensibler Informationen bereitgestellt werden. Unternehmen in der verarbeitenden Industrie können sich mehr auf das Management der Lieferkette, die Bestandskontrolle, Systemzugriffsanforderungen und ISO 9000 Einhaltung.
Aus diesem Grund ist ein anpassbares Dashboard so wertvoll. Mit dieser Funktion können Sie Ihr Dashboard nach Ihren eigenen Überlegungen zum Geschäftsablauf entwickeln, z. B:
- Lokalspezifische Kriterien
- Branchenvorschriften und Zertifizierungen
- Budgetzwänge
- Anforderungen an Lieferanten oder Outsourcing
- Staatliche, bundesstaatliche oder internationale rechtliche Erwägungen
- Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) oder International Financial Reporting Standards (IFRS)
Beseitigen Sie Code-Kopfschmerzen
IT-Mitarbeiter verstehen Code, aber für den Rest von uns ist das Erlernen von Code wie das Erlernen einer Fremdsprache. Ganz gleich, ob Sie die erforderlichen Teammitglieder in den Grundlagen der Codierung schulen oder die IT-Abteilung anweisen, eine Workflow-Engine einzurichten, dies ist ein zeitaufwändiges Unterfangen. Das Letzte, was Sie beim Geschäftsprozessmanagement wollen, ist eine langwierige Bereitstellungs- und Entwicklungsphase, die wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Dank der intuitiven Drag-and-Drop- und formulargesteuerten Prozessfunktionen in Ihrer Workflow-Designsoftware müssen Sie keine Programmierkenntnisse mehr erwerben. Das bedeutet eine schnellere Bereitstellung, so dass Sie die Software schneller nutzen und von ihren Vorteilen profitieren können.
Da keine Programmierkenntnisse erforderlich sind, können Manager und Vorgesetzte die von ihnen benötigten Formulare und Workflows erstellen, ohne bei jeder Änderung die IT-Abteilung konsultieren zu müssen. Dieser Ansatz gibt denjenigen, die die Software täglich nutzen, mehr Kontrolle.
Einführung von Berichten zur Mitarbeitereffizienz
Unternehmer nennt die Messung der Mitarbeiterproduktivität als eine der vier wichtigsten Methoden zur Steigerung der Mitarbeitereffizienz. Software für die Gestaltung von Arbeitsabläufen, die über Berichte zur Mitarbeitereffizienz verfügt, kann Ihnen dabei helfen, Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) zu verfolgen, um Engpässe in Ihren Prozessen zu finden. Die Möglichkeit, Ihre Prozesse und Berichte für die Mitarbeitereffizienz anzupassen, ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen und Zeit.
Für eine möglichst effiziente Ressourcennutzung sollten Sie nach Softwarelösungen Ausschau halten, die Ihnen dabei helfen, eine optimale Leistung zu erzielen und zu verbessern, indem sie das Prozessverhalten anhand mehrerer Faktoren erlernen, wie z. B.:
- Standardabweichung
- Kosten der Ressourcen
- Vergleichende Rankings
Benutzer mühelos verwalten
Ihre Mitarbeiter müssen nicht alles über Ihr Unternehmen wissen; das ist in der heutigen sicherheitsbasierten Informationslandschaft sicherlich eine Selbstverständlichkeit. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu den benötigten Informationen hat, ohne dass die Sicherheit der Daten beeinträchtigt wird. Die Benutzerverwaltung ist eine Funktion, mit der Sie wichtigen Personen die Berechtigungen erteilen können, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Suchen Sie nach Benutzerverwaltungsfunktionen, die Folgendes ermöglichen:
- Anpassung an Rollen, Gruppen und Abteilungen
- Schnelle Änderungen oder Bearbeitungen ohne Unterbrechung des Arbeitsablaufs
- Möglichkeit zur Bearbeitung ohne Beeinträchtigung historischer Anfragen
In der Cloud bleiben
Keine Menge an Informationen ist nützlich, wenn sie nicht zugänglich sind, aber die Speicherung all dieser Informationen kann kostspielig sein. Die Speicherung von Ressourcen in einer Cloud-Umgebung verbessert den Zugang zu den Daten:
- Verringerung der Abhängigkeit von platzraubenden Serversystemen
- Senkung der Energiekosten um 60-85 Prozent
- Ermöglicht den IT-Abteilungen, sich auf Aufgaben außerhalb der Wartung zu konzentrieren
Neben Software, die den Zugriff auf verschiedene Betriebssysteme ermöglicht, erhöht cloudbasierte Software die Mobilität und die Leichtigkeit des Arbeitsablaufs. Die Cloud ermöglicht jedem, der sie benötigt, den Zugang zum Unternehmen, unabhängig davon, wo er sich gerade befindet, wenn der Bedarf entsteht. Diese Flexibilität rationalisiert Ihr Unternehmen und macht Sie erfolgreich.
Wenn Sie sich für eine neue Software entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass sie leicht zu erlernen und flexibel genug ist, um Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zu erfüllen. ProcessMaker bietet all diese Funktionen und mehr. Sehen Sie, wie einfach Workflow-Management sein kann. Holen Sie sich noch heute eine kostenlose Testversion von ProcessMaker.