4 preguntas clave para hacer antes de automatizar los procesos de negocios
Si está leyendo esto, lo más probable es que sea alguien que está considerando o buscando explorar la validez de incorporar procesos automatizados en su modelo de negocio. Esto podría ser por varias razones: usted está buscando reasignar los esfuerzos de producción, tratando de ser más eficiente con la gestión del tiempo o incluso puede ser tan simple como que su negocio supere su capacidad de producción actual.
La mayoría de estas tecnologías están destinadas a suplementario al trabajo del flujo de trabajo diario de un empleado, así que evita la noción de que los robots y el software están reemplazando los trabajos por completo. En su lugar, utilice la automatización donde sea necesario, ya sea ayudando a procesar las solicitudes de pedidos, a gestionar el inventario, a reordenar los suministros cuando se necesiten o a reforzar las capacidades de servicio al cliente.
Aunque esto pueda parecer que la automatización es la respuesta a sus actuales problemas operativos y de gestión, hay mucho que considerar antes de lanzarse. A continuación se presentan algunas preguntas que su empresa debería considerar antes de tomar esta decisión para asegurar una inversión que valga la pena.
1. ¿Cuál es la situación actual de la empresa?
Tómese el tiempo para evaluar el negocio en su estado actual antes de tomar cualquier decisión financiera de gran o pequeña escala.
¿Cuánto flujo de efectivo libre tiene en este momento?
¿Cumple constantemente con sus objetivos de producción y rendimiento cada mes?
¿Qué áreas del negocio se han atascado o podrían necesitar más apoyo?
Si encuentras que hay una necesidad de mayor asignación de recursos en uno o más aspectos de la empresa, puede ser una medida inteligente buscar la automatización de ciertos aspectos de estas áreas para liberar tiempo y mano de obra. Siempre hay espacio para el crecimiento cuando se trata de la mayoría de las áreas de enfoque de un negocio, así que siempre esté atento a las oportunidades para hacer su vida, y la de sus empleados, más fácil.
2. ¿Cómo cambiarán nuestras capacidades después de añadir los procesos de automatización?
Una de las principales razones por las que las empresas deciden incorporar los servicios de automatización en su plan de negocios es aumentar su capacidad de producción. Analice cuáles fueron sus promedios de producción actuales durante el último año fiscal, e incluso los cinco años fiscales anteriores, para un análisis de tendencias más preciso. Luego, pronostique cuánto más alta será la producción total si se automatizan ciertas prácticas comerciales de fondo. Esto puede hacerse aproximadamente usando el número de horas de trabajo ahorradas haciendo la tarea durante un mes dado. Estas horas pueden entonces ser asignadas a otro lugar así como para completar las colas de trabajo existentes más rápidamente.
Si la automatización se aplica en varios o todos los departamentos, la cantidad de tiempo y dinero que se podría ahorrar puede ser reveladora. Su compañía podría ver un impacto casi inmediato en su balance final porque la configuración y el mantenimiento de este tipo de software es fácil y eficiente.
3. ¿Qué tan extensa y costosa es la capacitación en automatización?
Muchas personas asumen que al agregar nuevos programas de computación y sistemas de administración de oficina, cada miembro del personal debe ser entrenado apropiadamente usando extensas clases y talleres que podrían tomar días o semanas para completarse. Sin embargo, varios tipos de nuevos programas de automatización tienen poca o ninguna curva de aprendizaje, lo que hace que su adaptación sea sencilla. Algunos incluso funcionan mediante la imitación de pantallas después de estudiar los procesos y funciones humanas, como rellenar los informes de gastos o crear una hoja de cálculo utilizando datos externos.
Aunque algunos programas más avanzados requerirán entrenamiento, los beneficios a largo plazo de su funcionalidad son incontrovertibles. Esta tecnología le dará a su fuerza de trabajo la capacidad de superar con creces los objetivos personales y de la empresa cuando se utiliza correctamente y estratégicamente.
4. ¿Hay algún problema crítico que pueda surgir de la utilización de la automatización?
Como ya se ha dicho, muchos servicios de automatización se adaptarán y alterarán cuando se hagan cambios en toda la empresa o en el cliente. Aunque puede haber momentos en los que será necesario solucionar problemas, el mantenimiento regular por parte de los profesionales internos de TI es suficiente una vez que se ha completado la configuración inicial. También es importante recordar que la automatización de las tareas empresariales tiene por objeto ser complementaria, y el trabajo realizado con esta programación siempre debe ser verificado dos veces para detectar errores por parte de los empleados. Los problemas que son consistentes o que no pueden ser resueltos internamente pueden ser reportados al proveedor de servicios inmediatamente y arreglados tan pronto como sea posible.
Debido al hecho de que se realizan actualizaciones y mejoras regulares a los programas informáticos de esta capacidad, sus prácticas comerciales evolucionarán constantemente para mejor.
Escrito por: Chandler Coleman
