Las solicitudes de transporte son fáciles para los distritos escolares K-12

El proceso de solicitud de transporte es de interés para los maestros, directores, superintendentes y contadores en un sistema escolar. Las escuelas tienen que asegurarse de que cada dólar se gasta sabiamente, por lo que es vital que las solicitudes de transporte se manejen de manera eficiente y precisa.

Tanto si se trata de una solicitud de un servicio único como de un servicio de transporte recurrente, disponer de un proceso de solicitud de transporte electrónico simplificado tiene innumerables ventajas con respecto a un proceso basado en llamadas telefónicas y formularios en papel. Con el software de flujo de trabajo adecuado, puede crear un proceso de solicitud de transporte que satisfaga la necesidad de su distrito escolar, ya sea que consista en sólo un puñado de escuelas o en docenas de ellas.

Tipos de solicitudes de transporte en las escuelas K-12
En general, hay tres tipos de solicitudes de transporte que los sistemas escolares deben procesar. Un tipo de solicitud de transporte es para necesidades de transporte preaprobadas y recurrentes a nivel de distrito para actividades que pueden tener lugar durante o fuera del horario escolar. Los ejemplos incluyen el transporte de equipos deportivos o miembros de la banda a eventos regulares como partidos de fútbol.

Los viajes de estudio son otro tipo de actividad que implica una solicitud de transporte. Se trata por lo general de acontecimientos puntuales, como los viajes a museos. El tercer tipo de solicitud de transporte que muchos distritos escolares procesan es la solicitud de transporte escolar para un evento único o recurrente, como un autobús de estudiantes espectadores para un partido de atletismo.

El software de flujo de trabajo puede permitirle crear un único proceso de solicitud de transporte que se ramifica en flujos de trabajo electrónicos ligeramente diferentes según el tipo de solicitud de transporte que se haga. Este tipo de flujo de trabajo electrónico facilita el seguimiento de los gastos y asegura que los recursos de transporte necesarios estén disponibles para quienes los necesitan.

La organización del transporte no debería implicar interminables llamadas telefónicas y mensajes cruzados.

Beneficios de la automatización del proceso de solicitud de transporte
El seguimiento de los gastos y la asignación eficaz de los recursos de transporte son sólo dos de los beneficios de desarrollar un flujo de trabajo automatizado de solicitudes de transporte. Ese proceso puede garantizar la notificación oportuna al personal de servicio afectado, reducir los gastos de papel y tinta y asegurar que los formularios no se pierdan ni se dañen. Además, un flujo de trabajo automatizado de solicitudes de transporte crea su propia pista de auditoría a medida que avanza, de modo que los registros oficiales están siempre disponibles y el estado de cualquier solicitud de transporte puede ser consultado por el personal autorizado en cualquier momento. La planificación del transporte ya no implicará un sinfín de etiquetas telefónicas y mensajes que se pueden perder, y nunca habrá ninguna duda sobre si los recursos de transporte están disponibles o aprobados, por lo que se producirán menos malentendidos.
Pasos típicos involucrados en el proceso de solicitud de transporte

La forma exacta en que un sistema escolar particular diseña su flujo de solicitudes de transporte depende de varios factores, entre ellos el número de estudiantes y escuelas a las que el sistema presta servicio, y las actividades recurrentes en las que participa una escuela. Sin embargo, en general, el flujo de trabajo de las solicitudes de transporte consiste en pasos como:

- El solicitante de transporte inicia la solicitud
- El correo electrónico se genera automáticamente y se entrega a las autoridades principales u otras autoridades de aprobación
- Si se aprueba, se notifica automáticamente por correo electrónico al solicitante y al resto del personal afectado
- La información del viaje se envía al coordinador de ruta para planificar una ruta
- Se notifica al supervisor del grupo de transporte para que asigne un número apropiado de vehículos y conductores
- Los conductores introducen la información necesaria para el viaje (kilometraje, problemas mecánicos, etc.) después del viaje.
- Se factura al departamento o escuela correspondiente por los servicios de transporte
- Cuentas por pagar paga los servicios, y el recibo se genera electrónicamente

Cuidar todos esos pasos con formularios de papel y llamadas telefónicas interminables aumenta el riesgo de errores, malentendidos y formularios perdidos o dañados. Peor aún, la comunicación con todo el personal afectado no está garantizada, por lo que los problemas de última hora son más probables. Sin embargo, como flujo de trabajo electrónico, una solicitud de transporte es más rápida, más precisa y más responsable, desde el inicio de la solicitud hasta el cierre del flujo de trabajo cuando se recibe el pago y se emite un recibo.

Incluso en un sistema escolar muy pequeño, la creación de un flujo de trabajo electrónico automatizado para las solicitudes de transporte tiene sentido porque ahorra cantidades significativas de tiempo del personal y ayuda a asegurar que cada dólar se rastree más de cerca. Las pistas de auditoría generadas pueden ofrecer información sobre las tendencias de las necesidades y los costos de transporte para una mejor previsión presupuestaria, y la comunicación es mejor en todo el proceso.

ProcessMaker es un software de flujo de trabajo electrónico de código abierto que permite a los usuarios crear procesos perfectamente adaptados, ya sea utilizando una de las muchas plantillas incorporadas o desde cero, todo ello sin tener que escribir código de programación. Mejor aún, puede probar el ProcessMaker Enterprise Edition o descargar la Edición Comunitaria de ProcessMaker de forma gratuita. Su sistema escolar ya no tiene que soportar un proceso de solicitud de transporte ineficiente y propenso a errores, porque sus estudiantes y personal se merecen algo mejor.

Solicitudes de transporte

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