Cómo la eliminación del papel aumenta la eficiencia de los empleados

Hace casi 2000 años los chinos inventaron el papel. En la década de 1440 Gutenberg inventó la imprenta, uno de los inventos definitorios de la humanidad. Antes de la imprenta, los europeos escribían en pergaminos hechos de piel animal, lo que era un proceso muy costoso y que llevaba mucho tiempo. Como el pergamino era tan caro, sólo unos pocos sabían leer y escribir. Pero la imprenta permitió la producción en masa de artículos de papel, lo que los hizo fácilmente disponibles para el público.
Pero la gente siempre pensó que el uso del papel vería su fin. A finales del siglo XIX Thomas Edison predijo que habría una oficina sin papel, pero pensó que las notas de la oficina se registrarían en sus cilindros de cera. Pero en la década de 1970 con la invención de la computadora, el uso del papel realmente se disparó, gracias a la impresora. El papel de todas las fotocopiadoras, faxes e impresoras de América crearon suficientes hojas de papel para cubrir todo el país cada 5 años. ¿Fue la oficina de papel realmente una predicción que vería la luz del día?
No fue hasta el 2013 que la idea de una oficina sin papel volvió a ser una posibilidad gracias a la distribución digital. El digital está haciendo al papel lo que el papel hizo al pergamino con la ayuda de la imprenta. Haciendo que el intercambio de ideas e información sea más rentable, especialmente cuando se trata de la oficina. En este artículo, exploraremos cómo el hecho de no usar papel aumenta la eficiencia de los empleados y reduce los costos generales.

¿Por qué ir sin papel?

Hay muchos beneficios al volverse digital. Pasar a la tecnología digital ofrece a los usuarios una mejor seguridad y respaldo, mayor eficiencia y una menor huella de carbono.
Mayor eficiencia
Con el negocio adecuado software de gestión de procesos y los flujos de trabajo en su lugar, un sistema totalmente digital puede reducir significativamente el error humano. Un gran ejemplo de ello son los formularios que se escanean y procesan digitalmente en lugar de que alguien los teclee en una base de datos. Los bancos están viendo un gran beneficio al pasar a la tecnología sin papel. Banquero americano informa que un banco que cambió a un proceso totalmente digital ha visto una reducción significativa de los errores, "los errores han disminuido tanto que departamentos enteros que solían dedicarse a arreglar errores y a llamar a esos clientes para que repararan los errores se han disuelto y los representantes están siendo reasignados a otros trabajos"
Otro beneficio de la digitalización es que los documentos pueden ser fácilmente buscados desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Además, Digitalización con IA puede ayudar a las empresas a crear datos altamente estructurados que pueden alimentar los algoritmos de aprendizaje de la máquina que pueden mejorar los procesos de negocio. El personal también puede compartir fácilmente archivos con un solo clic.
Los empleados se vuelven móviles y menos estresados
Estudios han demostrado que conducir más de 10 millas de ida y vuelta al trabajo está asociado con un mayor nivel de azúcar en la sangre. Ese mismo informe encontró que ese mismo recorrido de 10 millas también está asociado con un mayor nivel de colesterol, mayor depresión y mayor ansiedad. Una oficina sin papeles permite a los empleados acceder a archivos digitales dondequiera que haya una conexión a Internet. Esto lleva a una disminución de los desplazamientos y a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada, lo que resulta en un personal menos estresado.
Los empleados tienen tareas menos tediosas
Tener archivos de papel significa tener que cargar con documentos que deben ser colocados y archivados en voluminosos armarios. El archivado y la gestión del papel es una tarea servil que no proporciona mucha satisfacción a los empleados. Un estudio de la Harvard Business Review descubrió que cuando los empleados dejaban de realizar tareas tediosas y serviles y abrían sus horarios para realizar trabajos de mayor valor añadido, eran más productivos y, en algunos casos, sus ventas aumentaban.
Mayor seguridad y respaldo
El hecho de no usar papel significa mayor seguridad y respaldo. Con los datos importantes guardados en la nube, las empresas no necesitan preocuparse por archivos de papel extraviados y/o dañados. El almacenamiento en la nube tiene fuertes salvaguardas para proteger la privacidad y el cumplimiento de las normas.
Menor huella de carbono
En promedio, un Los americanos usan siete árboles al año en papel...la madera y otros productos hechos de árboles. Esto equivale a unos 2.000.000.000 de árboles por año. La cantidad de madera y papel que tiramos cada año es suficiente para calentar 50.000.000 de hogares durante 20 años. Al eliminar la necesidad de papel en la oficina cada año, el el trabajador medio puede ahorrar 2,5 árboles, 938 galones de agua, 56 galones de petróleo, 595 kilovatios de energía, y 12,15 pies cúbicos de espacio de vertedero.
Aunque el papel no desaparecerá pronto, dejar de usar papel puede no ser una opción para las organizaciones líderes muy pronto. Los milenios son ahora la mayor parte de la fuerza de trabajo y han identificado la sostenibilidad como un valor importante en su entorno de trabajo. Tómese el tiempo para mirar a su organización como un todo y planee apoyar un ambiente que aliente a dejar el papel. Al final, dejar de usar papel tiene muchos beneficios para las organizaciones y los empleados por igual.