MDP ist ein Versicherungsunternehmen für Spezialversicherungen an der Ostküste der USA. Das Unternehmen ersetzte seine manuellen Prozesse für die Angebotserstellung und das Broker Onboarding durch ein vollständig angepasstes, automatisiertes System mit ProcessMaker. Dadurch konnte MDP die Qualität seiner Angebote verbessern und den Zeitaufwand für die Erstellung seiner Produkte drastisch reduzieren.
Vor der Implementierung von ProcessMaker nutzte MDP ein Agenturverwaltungssystem mit Standardfunktionen und begrenzten Möglichkeiten zur individuellen Anpassung. Da sich das Unternehmen auf Spezialversicherungen konzentriert, benötigte MDP eine flexiblere Lösung, die sich an die Spezialisierung und Komplexität seines Geschäftsmodells anpassen konnte.
MDP verwendete einen manuellen Prozess zur Koordinierung von Daten zwischen der Durchführung von Analysen, Präsentationen und der Vorbereitung von Schriftsätzen. Dazu gehörte das Kopieren und Einfügen oder die manuelle Neueingabe von Daten zwischen dem Verwaltungssystem der Agentur, Microsoft Excel, PDF-Dateien und anderen Tools. Das Ergebnis waren menschliche Fehler wie Tippfehler, Auslassungen und ungeordnete Daten. Außerdem führte dieser manuelle Prozess zu Zeit- und Konzentrationsverlusten.
Die Agentur benötigte ein System, das die Arbeitsweise ihres Teams mit den Anforderungen des von ihrem Hauptanbieter bereitgestellten Agenturverwaltungssystems in Einklang bringt. Anstatt die Arbeitsweise des Teams an ein standardisiertes Managementsystem anzupassen und die Arbeit in anderen Tools manuell zu koordinieren, automatisierte MDP diese Aufgaben mit ProcessMaker, um die Arbeitsweise des Teams zu unterstützen.
Lösung zurAutomatisierung von Geschäftsprozessen
ProcessMaker hat für MDP eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, um die besonderen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Die Lösung lieferte ProcessMaker BPM-Funktionalität zusammen mit dem Agenturverwaltungssystem von MDP und einer vollständig angepassten Benutzeroberfläche. Das System rationalisierte die Prozesse für die Erstellung von Underwriting-Vorschlägen, Binder und Makler-Onboarding
ProcessMaker half MDP dabei, jede Phase des Versicherungsantragsprozesses zu automatisieren, von der Antragstellung bis zur Rechnungsstellung. Der Informationsfluss zwischen Personen und Systemen im Unternehmen erfolgte automatisch. Schließlich werden die Informationen aus jeder Phase des Prozesses in einem PDF-Versicherungsangebot zusammengestellt, das dann in eine Rechnung und schließlich in eine Mappe umgewandelt wird.
Jeder Versicherungsantrag wird in einem benutzerdefinierten ProcessMaker-Dynaform eingereicht, das dann ein PDF-Angebot erzeugt, das zur Bewertung an das Versicherungsunternehmen gesendet wird. Sobald das Angebot bewertet ist, wird es automatisch an den Underwriter von MDP gesendet, der ein Angebot erstellt. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, wird ein formelles, endgültiges Angebot erstellt, das dem Kunden in der entsprechenden Phase zugesandt wird. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, wird das Angebot gebunden und eine Rechnung erstellt. Schließlich wird MDP jedes Jahr automatisch an die Erneuerung des Vertrags erinnert.
MPD automatisierte auch die Verwaltung von Maklern und Anbietern mit Processmaker. Dieser Prozess umfasste die Prüfung und Verwaltung von Dokumenten zwischen verschiedenen Beteiligten und Systemen, die für die Genehmigung eines neuen Versicherungsanbieters erforderlich sind. Mit ProcessMaker wurde dieser gesamte Prozess vom ersten Angebot bis zum endgültigen Onboarding des Anbieters rationalisiert. Dieser Teil der Lösung interagiert auch mit der Vendor-Management-Software EPIC und extrahiert deren Tracking-Code, um ein nahtloses Broker-Management zu ermöglichen.
Mit ProcessMaker kann MPD seine Daten visualisieren und seine Ziele verfolgen. Das Dashboard der Lösung enthält die Anzahl der eingereichten Angebote, die Prämie und die monatliche Trefferquote. Es enthält auch eine Liste mit priorisierten Fällen, so dass die wichtigsten Kunden immer im Auge behalten werden können. Das Audit-Protokoll von ProcessMaker zeichnet alle Informationen mit Zeitstempel und Protokoll auf. Dashboards und Berichte sind für alle Programme und Projekte von MPD verfügbar. ProcessMaker stellt MDP auch ein Lead Sourcing Dashboard zur Verfügung, so dass das Unternehmen einen Einblick in seine Marketinginitiativen erhält. Und schließlich kann MDP durch den vollständigen Audit-Trail von ProcessMaker sehen, welches Feld geändert wurde, wer es geändert hat und wann, um eine vollständige Rechenschaftspflicht und Sichtbarkeit der Vorgänge zu gewährleisten.
Ergebnisse der Geschäftsprozessautomatisierung
ProcessMaker ermöglichte es MDP, Versicherungspläne schneller, genauer und einfacher zu erstellen. Durch die Implementierung von ProcessMaker konnte MDP die Anzahl menschlicher Fehler in seinen Angeboten um 75 Prozent reduzieren. Die Verringerung dieser menschlichen Fehler hilft MDP bei der Qualitätssicherung und beim Schutz der Gewinnspannen in seinem Kerngeschäft.
ProcessMaker ermöglichte es MDP auch, die für die Erstellung und Fakturierung eines Angebots erforderliche Zeit zu minimieren. Die für die Angebotserstellung benötigte Zeit wurde von 45 Minuten auf 7-12 Minuten reduziert. Dies bedeutete nicht nur eine größere Effizienz für das Unternehmen, sondern hatte auch die menschlichen Auswirkungen eines konzentrierteren, zufriedeneren Teams.
"Das Engagement, das ProcessMaker und sein Team an den Tag gelegt haben, hat uns überzeugt. Wir arbeiten nun schon seit acht Jahren mit demselben Team bei ProcessMaker zusammen. Das ist ein großer Pluspunkt für uns, und diese Art von beständiger Beziehung ist in der Tech-Welt beispiellos. Das ProcessMaker-Team hat unser Geschäft und unsere Branche kennengelernt.
- Paul Lavardera, Senior-Vizepräsident von Maury, Donnelly und Parr
Neuste Iteration
ProcessMaker erstellt derzeit die Version 2.0 seines maßgeschneiderten Produkts für MDP. Das neue Produkt wird eine aktualisierte Benutzeroberfläche enthalten und an das neue Deckungsmodell und den neuen Träger von MDP angepasst werden. Es wird auch mehrere neue Funktionen enthalten, die von MDP gewünscht wurden, darunter eine automatische Integration mit Outlook, eine automatische Risikoberechnung und eine automatische PDF-Erstellung. All dies wird durch ProcessMaker BPM ermöglicht, das Unternehmen wie MDP in die Lage versetzt, ihre Aufgaben und Systeme so zu automatisieren, wie sie am besten arbeiten.
