Wie der Aufbau eines Mitarbeiter-Selbstbedienungsportals mit BPM-Software das HR-Potenzial maximieren kann
Für jedes Unternehmen ist es nach wie vor eine Herausforderung, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten. Kluge Unternehmensleiter konzentrieren sich auf umfassende Strategien zur Mitarbeiterbindung, um die Fluktuation so gering wie möglich zu halten.
Erfolgreiche Unternehmen wissen, dass engagierte Mitarbeiter länger bleiben und härter arbeiten als unzufriedene Mitarbeiter, und Personalverantwortliche werden immer kreativer in ihrem Ansatz zur Mitarbeiterbindung. Transaktionsbezogene Personalarbeit, wie die Verwaltung von Sozialleistungen und die Veröffentlichung von Arbeitsplatzrichtlinien, kann jedoch zu einer Ablenkung werden. Durch die Automatisierung vieler Aufgaben, die die Mitarbeiter der Personalabteilung traditionell manuell erledigt haben, bieten Self-Service-Portale für Mitarbeiter eine effektive Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Vorteile von Employee Self-Service Portalen
Die Technologie wird immer intelligenter, und die grundlegenden HR-Funktionen eignen sich hervorragend für die Automatisierung. Durch den Einsatz von Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) zur Schaffung einer Employee-Self-Service-Plattform haben Mitarbeiter und Personalverantwortliche gleichermaßen Zugang zu einem zentralen Knotenpunkt, an dem sie Aufgaben erledigen, Steuerinformationen einsehen und Unternehmensnachrichten erhalten können. Personalverantwortliche können viele Transaktions- und Dateneingabetätigkeiten, wie z. B. Urlaubsanträge, auslagern, indem sie die HR-Prozesse mit der BPM-Plattform automatisieren und sie für alle Mitarbeiter zugänglich machen. Weniger Zeitaufwand für repetitive und transaktionale Aufgaben verbringen, bedeutet mehr Zeit für die strategische Planung, und die Mitarbeiter der Personalabteilung können sich auf Aufgaben konzentrieren, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Da die Personalabteilungen produktiver werden, spart das Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld.
Employee-Self-Service-Portale wirken sich auch in anderer Hinsicht positiv auf das Engagement der Mitarbeiter aus. Wenn die Mitarbeiter beispielsweise die Kontrolle über ihre persönlichen Daten erhalten, stärkt dies das Engagement im gesamten Unternehmen. Die meisten Employee-Self-Service-Nutzer geben an, dass sie es vorziehen, ein Online-Tool für die Verwaltung von Steuerformularen, die direkte Einzahlung und die Auswahl von Leistungen zu verwenden, da sie diese Transaktionen in aller Ruhe erledigen können. Sie müssen nicht mehr einen Termin vereinbaren oder in der Warteschleife warten, bis ein Callcenter-Agent die Informationen eingegeben hat.
Wie man ein Mitarbeiter-Selbstbedienungsportal mit BPM-Software erstellt
Natürlich sind Employee Self-Service Portale nur dann effektiv, wenn sie zuverlässig und genau sind. Dies erfordert Automatisierung und Prozessfunktionalität, die von einer BPM-Plattform bereitgestellt werden. Wenn die BPM-Software bereits für andere Geschäftsprozesse eingesetzt wird, können die Mitarbeiter ihre vorhandenen Kenntnisse problemlos in die Erstellung eines Self-Service-Portals einbringen.
Wenn BPM-Software für das Unternehmen neu ist, ermutigt der Erfolg eines Employee-Self-Service-Systems Personalleiter dazu, BPM-Tools für andere Unternehmensprozesse in Betracht zu ziehen. In vielen Fällen lässt sich der Einsatz von BPM-Software in der Personalabteilung schnell auf andere Bereiche des Unternehmens ausweiten. Die Einfachheit, mit der die Onboarding-Prozesse der Personalabteilung an einem einzigen Ort zusammengefasst werden können, ist für Führungskräfte in allen Abteilungen attraktiv. Stellen Sie sich vor, wie einfach es wäre, einen Laptop für einen neuen Mitarbeiter anzufordern.
Eine BPM-Lösung mit vollem Funktionsumfang bietet eine ganze Reihe von Werkzeugen und ist damit eine natürliche Wahl für den Aufbau eines Employee Self-Service-Portals. Gängige Beispiele für zusätzliche HR-Self-Service-Portalfunktionen können Folgendes umfassen.
Dokumentenverwaltung - Moderne BPM-Plattformen ermöglichen die digitale Erfassung, Speicherung und Abfrage wichtiger Dokumente. In einem Employee-Self-Service-System kann dies Steuerinformationen, Gehaltsabrechnungen und Leistungsbestätigungen umfassen. Alle Elemente werden von den einzelnen Mitarbeitern organisiert und sind durch eindeutige Passwörter gesichert. Cloud-basierte Lösungen bieten eine kostengünstige und sichere Möglichkeit, diese Dokumente zu speichern, und sind für unternehmensweite Implementierungen leicht skalierbar.
Reporting-Tools - BPM-Tools können so konfiguriert werden, dass sie automatisch Mitarbeiterdaten erfassen und analysieren, um eine genaue und zeitnahe Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Dashboards bieten wertvolle Einblicke in Ihre Belegschaft und gewährleisten eine datengesteuerte Engagementstrategie. Mit Hilfe von Berichten auf Serviceebene können Benutzer detaillierte Informationen zu bestimmten Fällen abrufen, sogar auf der Ebene der einzelnen Mitarbeiter. Mithilfe der integrierten Reporting-Tools können Personalabteilung und Manager die Effizienz von Mitarbeitern als Einzelpersonen, Gruppen oder sogar als Abteilung überwachen und bewerten. Diese detaillierten Informationen können auch in Leistungsbeurteilungen einfließen und eine Rechtfertigung für zusätzlichen Personalbedarf liefern, wenn dieser gerechtfertigt ist.
Anpassbare Dashboards - Durch den Einsatz von BPM-Software können die Dashboards in Employee-Self-Service-Portalen individuell angepasst und mit neuen Daten gefüllt werden, um die Bedürfnisse der einzelnen Benutzer zu erfüllen. Sie stellen sicher, dass jeder Benutzer bei der Anmeldung die relevantesten und aktuellsten Informationen erhält. So können beispielsweise einzelne Mitarbeiter direkt von ihrer Homepage aus Anfragen stellen, Unternehmensnachrichten einsehen, ihre persönlichen Daten aktualisieren und offene Aufgaben finden. Manager hingegen können über Anfragen benachrichtigt werden, die bearbeitet werden müssen, KPI-Dashboards einsehen und auch Selbstbedienungsfunktionen von der für sie konfigurierten Homepage aus nutzen. Dashboards können so konfiguriert werden, dass sie für praktisch jeden Benutzer relevante und zeitnahe Informationen anzeigen.
Verbindungen zu externen Anwendungen - Es gibt eine breite Palette von HR-Software, die Aufgaben von der Erstellung von Zeitplänen bis zur Verwaltung von Abwesenheiten unterstützt. BPM-Plattformen, die eine vollständige Bibliothek von REST-Endpunkten anbieten, können in fast jede externe Anwendung integriert werden. BPM-Funktionen und -Elemente, wie z. B. der Posteingang, können in ein bestehendes Benutzerportal integriert werden, um ein nahtloses Erlebnis für Ihre Mitarbeiter zu schaffen. Wenn die BPM-Plattform das Portal hostet, ist es einfach, externe Funktionen in Prozesse und das Dashboard zu integrieren. Darüber hinaus ermöglicht die Web-Services-Architektur eine einfache Verbindung mit anderen HR-Anwendungen, so dass das gesamte Menü der HR-Tools an einem Ort zur Verfügung steht.
Da der globale Wettbewerb immer härter wird und der elektronische Handel die Erwartungen der Verbraucher verändert, ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen nicht länger optional. Erfolgreiche Unternehmen automatisieren Routineaufgaben, um die Effizienz zu steigern, Ressourcen sinnvoll zu nutzen und Qualitätsstandards zu übertreffen. Die Automatisierung von Mitarbeitertransaktionen ist ein kluger Hinweis auf die wertvollen Lektionen, die bereits von der eCommerce-Branche gelernt wurden. Durch die Automatisierung grundlegender Funktionen sind Personalverantwortliche besser in der Lage, sich auf die Wertschöpfung im Unternehmen zu konzentrieren, indem sie die Mitarbeiterbindung erhöhen und die Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre Aufgaben effizienter und effektiver zu erfüllen.
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