Hochschuleinrichtungen sind, wie jede andere Organisation mit Publikumsverkehr, auf die Interaktion zwischen Abteilungen, Einzelpersonen und der Öffentlichkeit angewiesen. Diese Interaktionen sind in der Regel komplexer Natur und umfassen eine Vielzahl von Zielen wie z. B. die Einschreibung von Studenten, die Verwaltung des Budgets und die täglichen betrieblichen Aufgaben. Wenn Sie diese Prozesse manuell abwickeln, dann wissen Sie bereits, dass sie aus einer Menge Arbeit bestehen und viel zu zeitaufwändig sind. Diese Aufgaben wiederholen sich und sind anfällig für menschliche Fehler. Genau hier kann die Automatisierung den Hochschulen helfen.
In der Vergangenheit musste der Student für eine einfache Änderung der Note ein Papierformular ausfüllen und verschiedene Unterschriften auf dem Campus einholen. Anschließend mussten sie das Formular bei der Registratur einreichen, wo ein Verwaltungsangestellter die Änderung der Note manuell eintrug. Was passiert, wenn die Verwaltung den Zettel verliert? Oder wenn die Verwaltung versehentlich die falsche Note eingibt? Der Student müsste dann den gesamten Prozess noch einmal von vorne beginnen.
Bei einem automatisierten Verfahren zur Änderung der Note müsste sich der Studierende nur mit dem Dozenten treffen und über das Webportal der Universität eine Änderung der Note beantragen. Sobald dieser Antrag gestellt ist, wird er an die zuständigen Fakultätsmitglieder weitergeleitet. Wenn die Fakultätsmitglieder der Notenänderung zustimmen, wird die Note automatisch im System geändert. Kein verlorener Papierkram, keine Suche nach Mitarbeitern, kein Chaos mehr. Automatisierung, zusammen mit der richtigen Software zur Verwaltung von Geschäftsprozessen, hilft bei der Beseitigung menschlicher Fehler und übernimmt sich wiederholende Aufgaben, die normalerweise die Mitarbeiter ausbremsen. Um herauszufinden, welche Aufgaben Sie automatisieren können, sollten Sie zunächst Ihre aktuellen Arbeitsabläufe überprüfen. Überwachen Sie dann Ihre aktuellen Prozesse auf Ineffizienzen und erstellen Sie eine Roadmap für die Automatisierung.
Einige Arten von Prozessen im Hochschulbereich, die häufig automatisiert werden:
- Registrierung/Registrierstelle
- Forschung
- Entwicklung des Personals
- Beziehungen zur Gemeinschaft
- Beziehungen zu Ehemaligen
- Karriere
- Beratung
- Finanzen
- Sicherheit
Automatisierung interner Prozesse im Hochschulbereich
Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Universitäten die Erfahrungen ihrer Studenten verbessern. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Workflow, der zur Beschleunigung eines sehr häufigen Verwaltungsvorgangs an Universitäten verwendet werden kann: ein Antrag auf Wechsel des Studienfachs:
- Der Student beantragt einen Wechsel des Studienfachs über ein externes Webportal, das den Arbeitsablauf in Gang setzt.
- Der Student authentifiziert sich bei dem Workflow-Tool.
- Nach der Authentifizierung kann der Student auf das Antragsformular zugreifen und es abschicken.
- Der eingereichte Antrag wird automatisch an den Berater des Studenten zur Genehmigung weitergeleitet.
- Wenn der Antrag abgelehnt wird, wird der Arbeitsablauf gestoppt und eine Benachrichtigung an den Studenten geschickt, um ihn über die Ablehnung zu informieren.
- Wird der Antrag genehmigt, sendet das System einen Genehmigungsdatensatz an die E-Mail-Adresse des Schülers und eine SMS-Benachrichtigung an die Telefonnummer des Schülers.
Da die Studenten bei der Interaktion mit ihrer Universität eine sofortige Befriedigung erwarten, trägt die Automatisierung dieser einfachen Aufgabe zu einem besseren Studentenerlebnis bei. Dies ist ein Beispiel für einen einfachen Arbeitsablauf, aber wenn weitere Einschränkungen erforderlich sind, können diese Instanzen ebenfalls angewendet werden.
Ein weiteres Beispiel für die Automatisierung von Aufgaben in der Zulassungsbranche sind die zahlreichen Telefonanrufe, die täglich zu Beginn eines jeden Semesters eingehen. Schon das Hinzufügen eines automatisierten Chatbots auf der Website Ihrer Universität kann dazu beitragen, dass die Zulassungsberater sich anderen Aufgaben widmen können. Ein typisches Beispiel, Tim RenickTim Renick, dynamischer Vizepräsident für Einschreibungsmanagement und Studentenerfolg an der GSU, erklärte, dass sein Team im Vorfeld des Semesterbeginns bis zu 2.000 Anrufe pro Tag erhalten kann. Das ist ein Volumen, das die GSU nicht bewältigen kann: "Wir sind nicht American Express. Wir haben kein Call Center mit 200 Mitarbeitern."
Die Zukunft der Automatisierung in der Hochschulbildung
In dem Maße, in dem alles mit IoT-Geräten und Omnichannel-Marketing vernetzt wird, wird es für die Abteilungen einfacher, den Betrieb, die Beziehungen zu den Studierenden und eine Reihe anderer Aufgaben durch Automatisierung zu verwalten. Gleichzeitig stellt dies eine Herausforderung für die Sicherheit der hochsensiblen Daten dar, die Hochschulen online oder vor Ort gespeichert haben. Außerdem müssen diese Daten noch vollständig genutzt werden, um Studenten zu dienen von den Hochschulen genutzt werden, um die Fortschritte der Studierenden zu bewerten, Lehrpläne zu verbessern, gezieltes Marketing zu betreiben und vieles mehr. Wie bei allen Aufgaben, die damit verbunden sind, müssen die Hochschulen sicher sein, dass sie die Automatisierung in einer ethisch vertretbaren Weise nutzen, die den Studierenden hilft. Die Hochschulen müssen sich auf die Vorteile und Herausforderungen einer automatisierten, rationalisierten und digitalen Zukunft der Hochschulbildung vorbereiten.
