Le problème
Veolia est une entreprise multinationale très distribuée, présente dans 48 pays sur les cinq continents, chacun ayant des exigences régionales en matière de gestion et de paie. Le défi consistait à rationaliser les demandes complexes de salaires, de prêts, de congés et de paiements basées sur une collecte de données hautement distribuée provenant de plusieurs sites, départements, équipes et sources de données pertinentes - ce qui représentait au total plus de 80 processus par semaine - dont la plupart étaient de nature manuelle. Ce processus manuel de collecte d'informations prenait auparavant jusqu'à une semaine, ce qui entraînait des retards dans les demandes de paiement et affectait les calendriers internes, les procédures comptables et les exigences financières.
La solution
L'implémentation de ProcessMaker a permis à Veolia d'automatiser et de rationaliser les processus complexes et distribués, qui sont passés de plusieurs semaines et jours à quelques heures, ce qui s'est traduit par des paiements rapides, des améliorations de la gestion financière, une meilleure gouvernance et des économies globales grâce à la réduction des heures de travail des ressources manuelles appliquées à l'ensemble des processus antérieurs. Etant donné que la plateforme ProcessMaker comprend des fonctions d'analyse et de reporting, l'équipe de Veolia a été en mesure d'appliquer numériquement des procédures anti-corruption et anti-fraude plus strictes, renforçant ainsi la conformité et la surveillance réglementaire.
ProcessMaker a également contribué à améliorer les temps de réponse et le retour sur investissement d'autres plateformes existantes, grâce à son large éventail d'intégrations avec des fournisseurs de premier plan tels que Docusign et Aodocs. Grâce à ces intégrations, ProcessMaker a permis à l'équipe de Veolia d'augmenter l'efficacité du traitement numérique, de la révision, de l'approbation et de la sauvegarde des documents juridiques. Grâce à la sélection intelligente des technologies intégrées et à l'automatisation alimentée par l'IA, l'équipe de Veolia a été en mesure de moderniser le traitement et la gestion des documents, d'accroître la conformité et la transparence, et d'atteindre l'efficacité opérationnelle dans le respect de son budget et de son calendrier.
La valeur créée
L'amélioration significative de l'efficacité et de la rapidité des processus internes, notamment en ce qui concerne les documents de paiement, les paiements internes et les paiements aux employés, a transformé Veolia Chili. Auparavant, ces processus pouvaient prendre jusqu'à une semaine en raison de la collecte manuelle d'informations provenant de bases multiples, de contrats internes et de demandes. Avec ProcessMaker, ces processus sont désormais automatisés et les résultats sont obtenus en moins de 48 heures. Cela a permis de doubler le nombre de paiements traités par semaine et d'augmenter de 100% la vitesse des processus.
Les temps de réponse se sont améliorés, car l'équipe pouvait désormais automatiser la signature numérique des contrats avec les fournisseurs, le traitement et l'approbation des documents juridiques, ainsi que la sauvegarde interne automatisée des documents juridiques - ce qui a permis d'améliorer l'accessibilité, la précision, l'auditabilité, la transparence et la conformité. Avec ProcessMaker, Veolia a réalisé des percées dans l'efficacité opérationnelle avec un impact positif sur les calendriers internes, les procédures comptables, les besoins de trésorerie, et les relations avec les employés et les fournisseurs.
