El problema
Veolia es una empresa multinacional muy distribuida con presencia en 48 países de los 5 continentes, cada uno con requisitos regionales de gestión y nómina. El reto consistía en agilizar las complejas solicitudes de nóminas, préstamos, vacaciones y pagos basadas en una recopilación de datos muy distribuida procedente de múltiples ubicaciones, departamentos, equipos y fuentes de datos relevantes, que sumaban hasta más de 80 procesos semanales, muchos de ellos de naturaleza manual. Este proceso manual de recopilación de información tardaba anteriormente hasta una semana, lo que provocaba retrasos en las solicitudes de pago y afectaba a los calendarios internos, los procedimientos contables y los requisitos financieros.
La solución
La implantación de ProcessMaker ha permitido a Veolia automatizar y agilizar por completo los complejos procesos distribuidos, que han pasado de semanas y días a horas, lo que se ha traducido en pagos puntuales, mejoras en la gestión financiera, un aumento de la gobernanza y un ahorro global de costes gracias a la reducción de horas de recursos manuales aplicadas al conjunto de procesos manuales anteriores. Dado que la plataforma ProcessMaker incluye análisis e informes, el equipo de Veolia pudo aplicar digitalmente procedimientos antisoborno y antifraude más estrictos, reforzando así el cumplimiento y la supervisión normativa.
ProcessMaker también ayudó a lograr tiempos de respuesta más altos y un retorno de la inversión más amplio para otras plataformas existentes, dado su amplio conjunto de integraciones con proveedores líderes como Docusign y Aodocs. A través de estas integraciones, ProcessMaker ayudó al equipo de Veolia a aumentar aún más la eficiencia a escala para el procesamiento digital, revisión, aprobación y copia de seguridad de los documentos legales. A través de la selección inteligente de Veolia de tecnologías integradas y la automatización impulsada por IA, el equipo fue capaz de modernizar el procesamiento y la gestión de documentos, aumentar el cumplimiento y la transparencia, y lograr la eficiencia operativa dentro de su presupuesto y cronograma.
El valor creado
La mejora significativa de la eficiencia y la velocidad de los procesos internos, especialmente en lo relativo a la documentación de pagos, los pagos internos y los pagos a empleados, supuso una transformación para Veolia Chile. Anteriormente, estos procesos podían tardar hasta una semana en completarse debido a la recopilación manual de información de múltiples bases, contratos internos y solicitudes. Con ProcessMaker, estos procesos son ahora automatizados - completando los resultados en menos de 48 horas. El resultado fue el doble de pagos procesados por semana y un aumento del 100% en la velocidad del proceso.
Los tiempos de respuesta mejoraron, dado que el equipo ahora podía automatizar la firma digital de contratos con proveedores; el procesamiento y la aprobación de documentos legales; y la copia de seguridad interna automatizada de documentos legales, todo lo cual ayudó a mejorar la accesibilidad, la precisión, la auditabilidad, la transparencia y el cumplimiento. Con ProcessMaker, Veolia ha logrado avances en la eficiencia operativa con un impacto positivo en los calendarios internos, los procedimientos contables, los requisitos de tesorería y las relaciones con empleados y proveedores.
