Gestión de Procesos de Negocio frente a Gestión de Proyectos
Ya sea que su empresa esté aumentando o que haya estado en el negocio durante muchos años, crear flujos de trabajo eficientes para lograr los objetivos principales debe ser una prioridad. Después de todo, la forma en que se realiza el trabajo se relaciona directamente con la calidad de su producto, la velocidad de producción y el costo de hacer negocios. Todo esto afecta a sus resultados finales. La optimización de los flujos de trabajo comienza con la definición de sus objetivos. Su enfoque depende de si se centra en la gestión de procesos de negocio o la gestión de proyectos.
Gestión de procesos
Los términos "gestión de procesos" y "gestión de proyectos" se utilizan a menudo indistintamente, pero hay distinciones importantes. Comprender la diferencia le asegurará tomar las medidas correctas para alcanzar sus metas.
En resumen, los procesos están en curso, mientras que los proyectos son eventos únicos con un inicio y un final definidos. Los procesos son la guía de su empresa para realizar el trabajo, mientras que los proyectos son tareas puntuales que permiten la innovación. Ambos son fundamentales para el éxito empresarial.
Considere las actividades que sus empleados realizan todos los días. En muchos casos, repiten las mismas tareas una y otra vez. En un entorno educativo, los horarios de clase se diseñan de la misma manera cada año, desde equilibrar la disponibilidad del instructor con las necesidades de los estudiantes hasta obtener todas las aprobaciones administrativas necesarias. Un gestor de procesos trabaja para que este proceso sea lo más fluido posible, identificando oportunidades de eficiencia y eliminando obstáculos. Los administradores de procesos se aseguran de que cada paso esté documentado para que el proceso se pueda reproducir según sea necesario, independientemente de los cambios de personal.
Otros ejemplos de procesos incluyen los pasos específicos que los empleados toman para pedir suministros de oficina, hacer un pedido de cambio de ingeniería o el proceso de una fábrica para garantizar que el equipo se mantenga correctamente. Los administradores de procesos toman la propiedad de estos flujos de trabajo para que el trabajo se complete de forma precisa y eficiente. Están constantemente en la búsqueda de maneras de disminuir la cantidad de tiempo que se tarda en completar un proceso. Y están atentos a las oportunidades para reducir los costos. Los administradores de procesos se centran en la coherencia, lo que permite mantener y aumentar los niveles de calidad con el tiempo. Como resultado de procesos bien administrados, los clientes saben qué esperar, y las empresas pueden cumplir o superar esas expectativas cada vez.
Comprensión de la gestión de proyectos
Los proyectos, por otro lado, se propusen alcanzar un objetivo definido que cambie o mejore el funcionamiento básico del negocio. A diferencia de los procesos, que permiten replicar constantemente las mismas tareas, los proyectos se propusen crear nuevos productos, nuevas estrategias y nuevas formas de hacer negocios. En algunos casos, los proyectos comienzan con una pregunta: ¿cómo podemos crear una reputación más fuerte en la comunidad local? En otros casos, los proyectos tienen un objetivo especificado: diseñar e implementar un programa de formación profesional. Una cosa que todos los proyectos tienen en común es que comienzan con una idea y, cuando tienen éxito, terminan con un producto terminado.
Los gerentes de proyecto son responsables de organizar ideas y crear un plan para lograr el objetivo. Diseñan y administran el presupuesto del proyecto, reúnen un equipo de proyecto y determinan qué tareas se necesitan para moverse de principio a fin. Los gerentes de proyecto asignan trabajo y supervisan la finalización de las tareas, e identifican los riesgos que se interponen en el camino para alcanzar los objetivos. Son responsables de mitigar esos riesgos para asegurar el éxito del proyecto.
Una vez que el proyecto esté completo, Los resultados podrían convertirse en un proceso comercial. Por ejemplo, un proyecto que diseñe y ponga en práctica con éxito un nuevo modelo de servicio al cliente dará lugar a nuevos procesos de servicio al cliente que serán repetidos por los miembros del personal en cada interacción de servicio al cliente.
La relación entre la gestión de procesos y la gestión de proyectos
Aunque la gestión de procesos y la gestión de proyectos son distintos conjuntos de responsabilidades, trabajan juntos para crear el éxito organizacional. La gestión de procesos abarca la gestión de proyectos mediante la creación de espacio para que se lleve a cabo la innovación. El proceso adecuado para su negocio puede determinar microprocesos, dictando en última instancia el flujo de sus proyectos. Las organizaciones que carecen de procesos definidos a menudo encuentran que los proyectos se vuelven caóticos y, en última instancia, no tienen éxito..
Comprender las diferencias entre la gestión de procesos de negocio (BPM) y la gestión de proyectos (PM), así como la relación entre las dos funciones, garantiza que su enfoque está diseñado para maximizar el éxito.
La gestión de procesos está en curso, con un enfoque constante en la optimización de la eficiencia y la coherencia. La administración de proyectos está limitada en el tiempo y la optimización se produce principalmente una vez completado el proyecto. Los proyectos están diseñados para crear cambios de proceso, mientras que los procesos están diseñados para evitar cualquier variación en los resultados. La gestión de proyectos requiere un pensamiento inmediato. La gestión de procesos requiere asegurarse de que se logra el resultado deseado con todos los pasos apropiados que se producen. Su éxito depende de la adopción de la mentalidad adecuada para el trabajo de procesos frente al trabajo del proyecto. Esto depende del objetivo que quieras alcanzar.
No importa dónde se encuentra en la vida útil de su organización, su prioridad debe ser la administración de sus procesos. Ya sea que esté operando una start-up o un negocio multigeneracional, sus clientes confían en usted para producir un producto o servicio confiable y de alta calidad, y sus procesos lo hacen posible. La gestión de proyectos, la clave para llevar su negocio al siguiente nivel, solo tiene éxito cuando los procesos actuales se gestionan correctamente. Afortunadamente, la tecnología avanzada hace que la gestión de procesos sea más fácil que nunca.
